Unidad 1. La auditoria administrativa y su proceso de ejecución.
1.1 Fundamentos de auditoria administrativa
Es importante señalar que actualmente la administración requiere ser más eficiente y
efectiva en su proceso administrativo, logrando con esto ser más congruente con la
adecuada toma de decisiones de una empresa. Por tanto, es elemental que comprendas
el contexto de la auditoría administrativa para que entiendas su significado y su campo de
aplicación en el contexto de las exigencias de un ambiente competitivo dentro del mundo
de las PyME.
De esta manera, en la auditoría administrativa es necesario aplicar el enfoque del proceso
administrativo, basado en las funciones administrativas de una empresa, tales como son
la planeación, organización, integración, dirección y control. Para los grandes expertos en
el estudio de la auditoría utilizan diversas terminologías para referirse a ella, por lo que en
este tema identificarás esas definiciones, su proceso y etapas contribuyendo a establecer
al logro del análisis de los fundamentos de la auditoría administrativa actual en las PyME
Una auditoría se dice que es un proceso independiente, sistemático y documentado para
obtener un tipo de evidencia y evaluarlas de manera objetiva, a fin de determinar el
alcance con el que se satisface el criterio de la auditoría. Estas auditorías se realizan con
la finalidad que den información sobre la aplicación de su proceso que se implanto en una
organización que maneja un proceso administrativo. Al paso del tiempo grandes autores
han intervenido en el análisis de esta actividad administrativa, tal es el caso de Enrique
Benjamín Franklin y Alfonso Amador Sotomayor que realizan importante aportación, en
donde Franklin hace mención que la auditoría administrativa abarca una revisión de los
objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica, nivel jerárquico y
calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitación y
adiestramiento; división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de manuales
de organización; desconcentración y simplificación administrativa; mecanismos de
autoevaluación; y a su vez Sotomayor establece que son Funciones, sistemas,
procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en función
de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos.
El resultado de la auditoría administrativa, es una opinión sobre la eficiencia administrativa
que se desarrolla en una organización, asimismo, es una acción utilizada para verificar,
evaluar y promover el cumplimiento y a apego a los factores o elementos del proceso
administrativo, evaluando la calidad de la administración es su conjunto. Paralelamente
Sotomayor (2008) menciona que la auditoría administrativa representa la conjunción de
una técnica de control ya existente (la auditoría) y una disciplina que se inicia
formalmente y que continua desarrollándose con nuevos enfoques (la administración).
Para la comprensión y análisis Lee el “Capítulo1: Marco conceptual”, del
libro auditoría administrativa. Gestión estratégica del cambio de Enrique
Benjamín Franklin, para revisar los argumentos del autor respecto a las
consideraciones que hace sobre las conceptualizaciones de la auditoría, su
objetivo y campo de acción.
Una vez contextualizada la auditoría administrativa, al haber analizado y estudiado la
lectura anterior, ahora es necesario estudiar el perfil de quien aplica la auditoría, el auditor
posee una formación académica especializada en donde participan profesionistas tales
como contadores, administradores, economistas u otros profesionales afines. Pero cabe
señalar que son los administradores los que generan cualidades tales como: personales,
de experiencia (competencia profesional) en las empresas sobre la responsabilidad
profesional (objetividad, integridad, confidencialidad, diligencia, compromiso honestidad,
imparcialidad) independencia de criterio, conocimiento, multidisciplinario y el termino de
todo profesionista la ética. Basados en estas cualidades y el perfil de quien debe auditar,
es el licenciado en Gestión y administración de pequeñas y medianas empresas quien
planeará, aplicará, ejecutará la auditoria administrativa en una PyME.
De acuerdo con el análisis anterior, Sotomayor (2008) establece que el objetivo general
al aplicar una auditoría administrativa es el de evaluar la efectividad de las operaciones
desarrolladas en la organización a efecto de contrarrestar las diferencias e irregularidades
existentes o, en su caso, apoyar las prácticas de trabajo que son llevadas a cabo en
forma apropiada y diligente. Así, el auditor realiza labores de prevención, supervisión,
adecuación y corrección, según sea el caso, para impulsar la adhesión a los lineamientos
normativos establecidos por la administración.
Para la comprensión y análisis. Lee el “Capítulo 2 El auditor”, del libro
auditoría administrativa. Gestión estratégica del cambio de Enrique
Benjamín Franklin, para revisar los argumentos del autor respecto al perfil del
auditor sus habilidades y destrezas, experiencia, responsabilidad profesional y
su ética laboral. Consideraciones que hacen sobre las características
necesarias del auditor con el manejo de la auditoría administrativa.
Tomando en cuenta lo antes expuesto sobre las características de un auditor, en las que
se determina la importancia en el proceso de decisión al aplicar la auditoría administrativa,
en virtud de que es en el que recae la responsabilidad de la conceptualización y ejecución
de la auditoría administrativa logrando con ello mejores resultados necesarios para
generar un desempeño eficiente y efectivo de las estructuras en las pequeñas y medianas
empresas.
Para ilustrar mejor la aplicación de la auditoria administrativa, se presenta un
caso real, denominado: Farmacia San Carlos: Un caso de auditoría
administrativa.
El análisis de esta lectura te permitirá entender mejor la importancia de aplicar
una auditoría administrativa en la empresa, en especial las pequeñas y
medianas para un buen funcionamiento y logro de resultados positivos para
lograr una exitosa incursión en el mercado.
En conclusión la auditoría administrativa se determina como una disciplina porque es una
actividad funcional y técnica porque representa un proceso sistematizado que examina,
revisa, analiza e informa respecto a la operación del proceso administrativo de cualquier
tipo de empresa. Es por eso, que en la actualidad es necesario realizar este tipo de
análisis para examinar y apegarse a lineamientos y controles establecidos o por
establecer en una estructura que busca mejora continua.
Por lo que la auditoría administrativa señala que está compuesta por dos componentes,
como es la auditoría y la administración, esto hace que en una empresa genere una
acción propositiva logrando con ella eficiencia, eficacia, productividad y calidad. Por lo que
en el siguiente tema se integra la ejecución de la auditoría administrativa que hará que
esta acción propositiva se desarrolle.
Unidad 3 Informes de la auditoría administrativa
3.1. Actividades preliminares en la obtención del informe de auditoria administrativa
Como se ha mencionado en las dos unidades anteriores la auditoría administrativa juega un papel importante y decisivo en el mundo actual de las PyME. Uno de los pasos de clausura en la auditoría es el informe final, pero para elaborarlo son necesarios ciertos lineamientos generales. En el informe se registrarán todos aquellos resultados arrojados por la auditoría, las metodologías para operarla y los lineamientos para preparar un informe, generando con ello áreas de oportunidad que se hayan encontrado al aplicarse la revisión del proceso administrativo. Por lo que al concluir con la auditoría administrativa, el auditor elaborará un informe, en el cual se defina el objetivo que buscó la auditoría, su alcance, la metodología aplicada en su proceso, los recursos que se emplearon, los hallazgos encontrados en el proceso, las conclusiones a las que se llegó y las recomendaciones dispuestas por el auditor, como también la propuesta de sus áreas de oportunidad en las PyME.
Actualmente el informe preliminar representa una retroalimentación entre el personal directivo y el auditor. Sotomayor (2008:28) propone que el reporte del informe preliminar contenga los siguientes datos:
Para la comprensión, análisis y su revisión. Lee el Capítulo 9. Actividades preliminares en la obtención del informe, del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre las actividades preliminares en la obtención del informe.
Actualmente el informe preliminar representa una retroalimentación entre el personal directivo y el auditor. Sotomayor (2008:28) propone que el reporte del informe preliminar contenga los siguientes datos:
- 1. Título
- 2. Periodo del avance
- 3. Empresa
- 4. Área
- 5. Departamento.
- 6. Número.
- 7. Etapa específica
- 8. Responsable
- 9. Porcentaje de avance
- 10. Fechas de inicio y terminación, planeadas y reales
- 11. Observaciones
Para la comprensión, análisis y su revisión. Lee el Capítulo 9. Actividades preliminares en la obtención del informe, del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre las actividades preliminares en la obtención del informe.
En el desarrollo de sus actividades el auditor fomenta de manera natural las relaciones interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a señalar únicamente las observaciones de lo realizado en la auditoría, sino que también convence al auditado de su certeza y lo incita a colaborar en la solución de las anormalidades generando con ello un intercambio de experiencias y criterios por parte del auditor y el auditado.
Esto lleva a que el informe genere un efecto positivo y de credibilidad en el desempeño de una organización; es necesario presentarlo en forma puntual, con criterio y basado en una visión estratégica. Para lo cual, de acuerdo con Franklin, (2007:117) en la preparación del informe deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:
Para la comprensión y análisis. Lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa del libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio, de Benjamín Franklin de la página 115 a la 117, para revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace sobre el informe, aspectos operativos y sus lineamientos generales para su preparación.
Esto lleva a que el informe genere un efecto positivo y de credibilidad en el desempeño de una organización; es necesario presentarlo en forma puntual, con criterio y basado en una visión estratégica. Para lo cual, de acuerdo con Franklin, (2007:117) en la preparación del informe deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:
- No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales.
- Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad.
- Explorar diferentes alternativas para trasmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso.
- Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención.
- Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados.
- Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y congruente.
- Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente.
- Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el incumplimiento (o hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas.
- Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de acciones.
- Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la implementación de resultados.
Para la comprensión y análisis. Lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa del libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio, de Benjamín Franklin de la página 115 a la 117, para revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace sobre el informe, aspectos operativos y sus lineamientos generales para su preparación.
Tomando en consideración lo expuesto en esta lectura sobre el informe, los aspectos operativos y sus lineamientos generales para su preparación, los cuales son necesarios para establecer las actividades preliminares en la obtención del informe de la auditoría administrativa.
Finalmente, la importancia de estas actividades preliminares en la obtención del informe de la auditoría administrativa es que en algunas ocasiones hay oportunidad de corregir anomalías pequeñas, aunque no repercuten en el resultado final, es factible subsanarlas el desarrollo de la actividad, siempre y cuando el auditado tenga disposición para hacerlo. El auditor y el auditado no deben de distraerse en cuestiones de poca importancia que los aleje del tema central de interés.
En conclusión, los lineamientos generales que se necesitan para la elaboración de un informe de auditoría administrativa están relacionados con las experiencias y criterios que el auditor retoma de los resultados y observaciones que se generaron por la auditoría aplicada en una PyME.
3.2. Informe de auditoria administrativa
Una vez que has revisado las actividades preliminares en la obtención del informe de la
auditoría administrativa, es necesario elaborar el informe final de auditoría en donde se
asienten, de manera fidedigna y confiable, todas las anomalías e irregularidades detectadas en el proceso de la auditoría administrativa, como también aquellos pormenores encontrados en los papeles de trabajo del auditor durante la práctica de la auditoría, las evidencias que sustentan los hallazgos encontrados, las recomendaciones y sugerencias de solución a la problemática que se encontró en la auditoría
administrativa.
Por lo que en una PyME, el informe expresa a los directivos el profesionalismo de los auditores, reconocido éste por la veracidad y objetividad de la información presentada por dicho documento ante la alta dirección.
Para Alfonso A. Sotomayor (2008) el informe de auditoría constituye el medio a través del cual el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la auditoría, junto con las recomendaciones correspondientes, a la empresa que solicitó los servicios. En la elaboración de este documento existen aspectos a observar, como son la indicación del tema general, redacción, señalamiento de los puntos significativos, forma de indicar los hechos y la presentación de las recomendaciones. Basándose, éstas, en criterio de selectividad, considerando los aspectos de obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el periodo de aplicación de instrumentos en la organización auditada.
El informe deberá contener la calidad suficiente en su elaboración, así mismo para responder a las exigencias de la alta dirección o gerencia, cumpliendo con sus estándares de calidad, de los cuales Sotomayor (2008:149) se refiere a dos aspectos: la comunicación escrita (texto directo, persuasivo, contundente y preciso, atractivo) y la finalidad (oportuno, constructivo y de apoyo, orientado a resultados y con recomendaciones e identificado con la evaluación solicitada).
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las características inherentes al
informe para su elaboración son:
- Objetividad
- Oportunidad
- Claridad
- Señalamiento de hechos relevantes
- Informar con veracidad los hechos evaluados
- Convencer al auditado del contenido que se presenta
- Realizar recomendaciones apropiadas
- Presentar alternativas de solución
Para profundizar en el tema revisa los siguientes documentos:
- Lee el Capítulo10: Informe de auditoría del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor y revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre el informe de aspectos relevantes de auditoría.
- Lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa de libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio de Benjamín Franklin, de la página118 a la 121, para revisar los argumentos del autor respecto al informe, tipos de informes, propuesto de implementación y presentación del informe.
En lo comentado por los autores, el cuerpo del informe contendrá elementos que
estandaricen su presentación en cuanto a su forma y diseño, estableciendo
consideraciones generales, observaciones relevantes y detalladas, así como también las
recomendaciones, comentarios y anexos necesarios en la presentación del informe final.
De acuerdo con Alfonso A. Sotomayor (2008) la redacción del informe debe de tomar en
cuenta los siguientes aspectos:
- A quién va dirigido (al consejo de administración o directivo, a la dirección general o específicamente a un área determinada de la empresa).
- Contenido estructural (señalamiento de una guía general de puntos a desarrollar) que contenga:
- a) Introducción
- b) Antecedentes
- c) Finalidad
- d) Metodología
- e) Alcance
- f) Apreciación de hechos relevantes
- g) Observaciones
- h) Salvedades
- i) Limitaciones
- j) Recomendaciones
- k) Anexo
- Amplitud (hacer referencia a la extensión del documento).
Al ser validada la información que será generada en la redacción del informe se deberá evitar, según Sotomayor (2008:149), lo siguiente;
- Ahondar en los procedimientos utilizados
- Utilizar expresiones ambiguas
- Emplear palabras rebuscadas
- Citar reiteradamente un punto
- Personalizar errores
- Utilizar lenguaje destructivo o agresivo
- Usar términos de manera vaga
- Enfatizar la exposición negativa
- Redundar en ideas
- Utilizar palabras poco significativas y complicadas
- Emplear palabras en un sentido erróneo
- Repetición de conceptos de manera innecesaria
Por lo que el informe de auditoría representa un documento formal que contiene ciertos rasgos que le dan formalidad a la papelería que integra el documento. Como la forma y la madurez profesional con la que se redacta el contenido en fondo. Por lo que la conclusión es emitida por el auditor, basado en los resultados de sus apreciaciones personales y de la observación relevante y detallada que realizó en la aplicación de la auditoría administrativa.
Revisa el Capítulo16: El informe de Auditoría, del libro Manual Práctico de Auditoría de Juan Ma. Madariaga.
De tal manera que el informe rendido por el auditor debe realizarse por escrito, para que quede constancia de su labor en la aplicación de la auditoría administrativa, por lo que es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados al finalizar la auditoría y resultado del trabajo realizado en todo el proceso de la aplicación de la auditoría administrativa en una PyME.
3.3.Seguimiento de las recomendaciones
Al finalizar con el informe de la auditoría administrativa se procede a establecer el seguimiento de la implementación de mejoras, conocidas como recomendaciones, que están basadas en la corrección de las debilidades encontradas en la auditoría, así como evitar que se incurra en ellas o exista incumplimiento. Normalmente en el informe de auditoría se debe presentar al término de la revisión; sin embargo, cuando se determinan hechos importantes que requieren de corrección inmediata, estos deben ser dados a conocer al personal responsable de la alta dirección con el objeto de que se tomen las acciones correctivas que procedan.
Y con el objeto de que las recomendaciones del auditor tengan el efecto deseado, es necesario que una vez que se realizó la recomendación y esté aceptada por el director responsable del área en que se aplicó la auditoría administrativa, el auditor realiza el seguimiento, con el objeto de vigilar que se lleven a cabo las recomendaciones en el tiempo y estas a su vez empaten con los resultados arrojados en la auditoría.
De acuerdo con Sotomayor (2008), el seguimiento es una etapa del proceso de auditoría en donde se verifica que se hayan aplicado las recomendaciones derivadas de la evaluación a la empresa. Esta actividad es realizada indistintamente por el personal que participó en la auditoría o por otro ajeno a ella; este último caso constituye una práctica positiva de rotación de personal. Es pertinente que, después de efectuar actividades de seguimiento, el auditor prepare un reporte o informe para comunicar los resultados obtenidos o alguna aclaración al respecto a los directivos.
Las actividades de seguimiento requieren ser programadas por parte del auditor por lo que no existe tiempo establecido para su aplicación, ni tampoco es obligatorio. El que se lleven a cabo en corto o mediano plazo, o que se decida omitirlas, dependerá de la naturaleza de la actividad evaluada y la relevancia o gravedad de las recomendaciones señaladas y emitidas en el informe, pero es conveniente que no se deje de hacer, ya que representa una retroalimentación de la auditoría administrativa practicada en una organización PyME.
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las modalidades que se representan al instrumentar el seguimiento se encuentran las siguientes:
- La actuación de la empresa, constituye la actividad normal donde la organización emprende la acción convencida de la misma.
- Seguimiento específico, representa una acción específica para corroborar el avance de la aplicación.
- 3. Nueva auditoría, implica efectuar nuevamente el examen por no haber sido atendidas las recomendaciones o haberse implementado en forma parcial.
Por lo que la etapa de seguimiento de la auditoría administrativa generará resultados sobre qué es lo que funciona de acuerdo a lo señalado en las recomendaciones. El auditor debe de tener una actitud constructiva y propositiva para proponer soluciones que ataquen el problema encontrado de fondo en la organización PyME auditada.
Para la comprensión y análisis lee el Capítulo11.Seguimiento de las recomendaciones, del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre seguimiento de la
auditoría administrativa.
De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que las medidas correctivas
implicadas en las recomendaciones deben de ser siempre claras, es decir, el auditor
siempre debe buscar comunicar en forma efectiva su mensaje y explicarlo las veces que
sea necesario para evitar cualquier ambigüedad en él, ya que esto suele propiciar que el
auditado no las aplique, aunque las haya aceptado con anterioridad, representando esto
la culminación de una actividad.
Finalmente, en el seguimiento se integran las observaciones y recomendaciones, para lo
cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y acciones específicas para examinar
el grado de avance de la implementación de los cambios sugeridos y sentar las bases
para realizar una auditoría de seguimiento.
Para la mejor comprensión de este tema lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa de libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio, de Enrique Benjamín Franklin, de la página 121 a la 136, para revisar los argumentos del autor respecto al seguimiento de la auditoría administrativa y la implementación final de las recomendaciones.
La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría, por lo que es necesario un estricto seguimiento de las observaciones que se producen como resultado de la auditoría administrativa.
Es importante verificar que las acciones realizadas en el trabajo de auditoría como resultado de las observaciones presentadas en la aplicación de los instrumentos se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos para su ejecución, de manera conjunta con el responsable del área o director, a fin de alcanzar los objetivos y resultados fijados.
Material de apoyo:
Congreso internacional de contaduría, administración e
informática. Ponencia: La auditoría administrativa en las micro y pequeñas
empresas por Corral, Bravo y Valenciana.
http://congreso.investiga.fca.unam.mx/docs/xv/docs/126.pdf
http://congreso.investiga.fca.unam.mx/docs/xv/docs/126.pdf
Libro de Auditoria Administrativa
http://www.farem.unan.edu.ni/investigacion/wp-content/uploads/2015/03/1-Auditoria-Administrativa-2ed-Franklin.pdf
http://www.farem.unan.edu.ni/investigacion/wp-content/uploads/2015/03/1-Auditoria-Administrativa-2ed-Franklin.pdf
- Franklin B. (2007). Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio. Editorial Pearson.
- Madariaga J. (2004). Manual práctico de auditoría. España: Ediciones Deusto.
- Rodríguez, V. (2005). Sinopsis de Auditoría Administrativa. México: Editorial Trillas.
- Sotomayor, A. (2008). Auditoría administrativa, proceso y aplicación. México: Mc Graw Hill.
