Contabilidad de costos
Unidad 1. Preámbulo general de la contabilidad de costos.
Durante el estudio de este primer tema identificarás y reconocerás los elementos básicos de la contabilidad de costos, lo que te permitirá familiarizarte con la terminología necesaria para analizar los costos dentro de una PyME en busca de información financiera que ayude en la elaboración de los productos y determinación de precios, beneficiando a su vez al área administrativa, operativa y contable. Asimismo, estas áreas hacen uso de dicha información para utilizarla en las actividades de producción que se llevan a cabo en una empresa, donde la estructura funcional que se necesita para lograr las metas establecidas de producción, en conjunto, los factores involucrados en los procesos, actividades y operaciones correspondientes (compra de materia prima, mano de obra, etc.) puedan ser considerados para su aplicación en un método de costeo, teniendo claros los objetivos claros y precisos de los departamentos de producción y ventas, para procurar el cumplimiento delos mismos.Para empezar con este tema, es necesario que primero identifiques que la contabilidad es una técnica de información que al establecerse como tal ha dejado de ser vista solo como un registro de actividades financieras dentro de una empresa; hoy en día se identifica como una herramienta informativa que se utiliza para facilitar el proceso administrativo, así como la toma de decisiones internas y externas por parte de los diferentes departamentos de la empresa que pueden hacer uso de ella.
Los sistemas contables llevan el registro de todas las actividades y transacciones económicas del departamento de producción y ventas, tales como lo son las ventas, la compra de materiales, el procesamiento de datos para convertirlos en información valiosa para los gerentes, representantes de ventas, supervisores de producción y otros.
Un ejemplo de los sistemas contables es la distribución de las erogaciones realizadas y registro de operaciones en base a su naturaleza, lo cual ayuda a la empresa a poder terminar la inversión que hace por producir solo una unidad de las que pone a disposición de sus clientes y esto le ayuda en la toma de decisiones futuras en cuanto a el aumento en los niveles de producción, es una formas más clara de visualizar en términos financieros el valor de la aportación monetaria necesaria para alcanzar el nivel de producción propuesto.
También ayudará a visualizar de una manera más clara en que se invierte el capital de la empresa, por ejemplo:
Rosalba Arredondo tiene un local de hotdogs para el cual requiere conocer el costo en el que incurre por cada hotdog elaborado, para ello cuenta con la siguiente información:
Los gastos son bienes, insumos o materiales que se han utilizado o consumido en el negocio con el fin de obtener ingresos, los cuales disminuyen el capital del negocio. Algunos gastos pueden ser sueldos y salarios que se pagan a los empleados de la empresa, las primas de seguro que se pagan para protegerse de ciertos riesgos, las rentas del negocio, servicios públicos, las comisiones que se fijan a los empleados y la publicidad que efectúa la empresa.
Al reconocer los costos y los gastos en los que incurre una PyME al realizar sus operaciones le permite determinar de sus ingresos y recursos monetarios que se destinará para las actividades de producción, administrativas y qué será para reserva, con esta información se podrán realizar los presupuestos en los que verificará la viabilidad de la asignación de recursos de la PyME.
Al hablar de presupuestos se hace referencia al plan que integra y coordina las actividades que se realizan en términos financieros con respecto a las operaciones y los recursos con lo que cuenta una empresa en un período determinado, con el fin de alcanzar los objetivos fijados por la alta gerencia (Ramírez, 2008).
El presupuesto es una herramienta de planificación que de una forma determinada, integra y coordina las áreas, actividades, departamentos y responsables de una organización, que expresa en términos monetarios los ingresos, gastos y recursos que se generan para cumplir los objetivos fijados en la planeación estratégica de la empresa. Sus principales funciones son: expresar lo que se quiere alcanzar en el futuro mediante los objetivos fijados de forma monetaria, apoyando la planificación, esto integra y coordina todas las actividades, departamentos y responsables en el momento de la confección de los diferentes tipos de presupuesto (Muñiz, 2009: 41-42).
Realizando un análisis de los conceptos anteriores, se pueden identificar los elementos y características principales que componen la contabilidad de costos y está representada por todas aquellas cuentas o rubros en los cuales se registran las erogaciones o salidas de dinero que son destinadas a la producción o prestación de servicios de la empresa, como pueden ser: mano de obra, compra de materia prima, pago de sueldos y salarios del departamento de producción y ventas etc., esto permite determinar de una forma sencilla todos aquellos términos que se utilizan dentro del ámbito empresarial para implementar el sistema de costos adecuado a la PyME.
Es por ello, que para poder definir las cuentas de un presupuesto se tienen que identificar los costos que aplica una empresa al momento de realizar el producto o servicio, por lo tanto es necesario definir los costos, entre los cuales se pueden encontrar: las materias primas, mano de obra a destajo, arrendamiento de planta, comunicación (teléfono e internet) de la planta de producción, transporte, material de oficina, mantenimiento, suministros (luz, agua, teléfono, gas),salarios del personal de planta, mercancías, servicios públicos, fletes, arrendamiento del local, gastos financieros, impuestos, depreciación de maquinaria y equipo. Todas estas cuentas son consideradas porque se efectúan dentro del departamento de producción y se puede realizar el cálculo del porcentaje que le corresponde a cada artículo elaborado y de cierta forma ser recuperado en la venta del artículo.
También es necesario identificar los gastos que se pueden aplicar al presupuesto de una PyME, como lo son: los salarios de personal administrativo, papelería, correo y teléfono, publicidad, depreciación de muebles, mantenimiento de vehículo, capacitación, gastos de venta, publicidad, propaganda, reparación de maquinaria y equipo, mantenimiento de instalaciones, gastos de fabricación, sueldos a vendedores, salarios de personal obrero, gastos de embalaje en ventas, patente municipal, impuesto al valor agregado IVA, gastos legales, honorarios profesionales, devolución de cheques, etc.
A continuación se presenta un ejemplo donde se describen los costos y los gastos de una Pyme:
El Sr. German Espinoza tiene una fábrica donde se elaboran pantalones y para que esta pueda operar se tienen que realizar ciertas actividades, tales como: comprar hilos, botones, máquinas de coser, luz, agua, teléfono, seguros, cinta métrica, papel molde, tijeras, abre ojal, máquina overlock, pago de permisos, sueldos del personal de producción, del personal administrativo, pago de renta, compra de escritorios, mesas de trabajo, cuadros decorativos, entre otros.
Esta empresa quiere organizar sus actividades y necesita definir sus salidas de dinero, es decir, los costos y cuales son gastos para poder determinar de una manera clara y justa cual será el costo de producción de una pieza (pantalón).
Si se quiere dividir las cuentas que el Sr. German Espinoza reconoce en costos y gastos, es necesario empezar seleccionando las cuentas que están relacionadas directamente con la producción de pantalones, como son: comprar telas, hilos, botones, máquinas de coser, cinta métrica, papel molde, tijeras, abre ojal, máquina overlock, sueldos del personal de producción, mesas de trabajo. Las cuáles serán categorizadas como costos, mientras que los gastos se reconocerían como las siguientes cuentas: luz, agua, teléfono, seguros, pago de permisos, sueldos de personal administrativo, pago de renta, compra de escritorios, cuadros decorativos, etc., esto es porque las cuentas no están relacionadas directamente con la producción de los pantalones.
Los anterior no significa que para todas las empresas aplique de la misma forma la categorización de costos y gastos, para ello hay que tomar en cuenta el giro de la empresa, así como las actividades que lleva a cabo para que esté en operación.
En toda PyME es necesario definir bien cuáles serán sus costos dependiendo del giro en el que se desempeñen, estos podrán ser diferentes, por ejemplo.
Para las empresas que se dedican a un giro industrial los costos pueden recaer en:
Todas aquellas actividades que se llevan a cabo para la elaboración de los productos que ofrecen, tales como: Compra de materia prima, compra de maquinaria y equipo que se utilizaran en la elaboración del producto, instalación de la maquinaria y equipo, pago de servicios del departamento de producción (luz, agua, teléfono), pagos de sueldos y salarios al personal que labora en el departamento de producción, etc.
Para las empresas de giro comercial los costos podrían estar representados por: la transportación de productos y pago de la renta del local comercial.
Y las empresas de servicio identifican como costo toda aquella erogación que se haga con el fin de prestar el servicio por ejemplo, si es una empresa dedicada al lavado de autos lo que ella reconocerá como costos es: la compra de jabones, ceras, franelas, líquidos para limpiar cristales, etc.
Para conocer más sobre los conceptos e introducción a la contabilidad de costos lee el Capítulo 2: Conceptos, clasificación y comportamiento de los costos, del libro Contabilidad administrativa de Ramírez.
Para Identificar la diferencia entre contabilidad Administrativa, financiera y de costos pues leer un fragmento del Capítulo 1: Introducción a la contabilidad de costos, del libro Contabilidad de costos: enfoque gerencial de Horngren y el capítulo 1 Introducción a la administración de costos del libro Administración de costos: Contabilidad y control de Hansen.
Para concluir este primer tema, se puede resumir que la contabilidad de costos es una de las herramientas básicas de toda PyME, que les ayuda a tener visión clara de los recursos con los que cuenta, así como de la forma en que estos son utilizados. En ese sentido, resulta importante que las personas que trabajan la parte financiera del negocio, puedan distinguir entre costos y gastos, pues esto ayuda a determinar los precios o costos de producción reales de los productos o servicios que ofrece la empresa; para así, asignar un precio de venta justo que genere utilidades, lo que permita a la empresa tener ganancia y seguir operando.
Unidad 3. Clasificación, preparación y etapas del presupuesto.
3.1 Clasificación
La planeación estratégica es un camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades; es la base fundamental de las decisiones que tomará la organización en el futuro, para alcanzar los objetivos planeados. Las empresa en la actualidad debe de tener definido un rumbo, de a dónde quieren llegar, qué mercado desean alcanzar y ser competitivos, si quiere ser la que da el mejor costo, la mejor calidad, el mejor precio, etcétera.El presupuesto es una herramienta que ayuda a los administradores en sus funciones de planeación y de control, ayuda a los administradores a planear el futuro, también se usa para evaluar lo que sucedió en el pasado, además se utiliza como punto de referencia de los estados presupuestados contra el resultado real obtenido en el periodo actual El presupuesto es uno de los instrumento de administración de costos más usados y valorados para la reducción y el control de los costos. El proceso de elaboración de los presupuestos ayuda a los gerentes a ser mejores administradores y coloca a la planeación en primer lugar en la mente de los mismos.
Las organizaciones, para cumplir con su misión, deben de fijar objetivos, trazar planes de acción, diseñar políticas y asignar recursos. Una de las herramientas más importantes de que dispone la administración moderna para guiar las acciones en el logro de sus objetivos es el presupuesto. Este último permite cuantificar los planes en términos de ingresos y egresos, y controlar cada una de las acciones emprendidas para alcanzar sus metas.
Planear significa trazar el camino a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, para lograrlo la administración debe de establecer metas, organizar técnicamente sus recursos, coordinar las diferentes actividades y controlar su comportamiento. Existen dos formas de planeación, dependiendo del periodo que abarquen: planeación a corto y a largo plazo. La primera hace referencia a los planes establecidos por la organización, generalmente periodos de un año.
Un presupuesto es “un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia” (Ramírez, 2005:265).
Por ejemplo, una forma convencional, para determinar un presupuesto, es cuando, se va realizar un evento, en donde en éste se deben considerar los ingresos requeridos para el desarrollo del mismo, como lo son las cuentas y otras disposiciones representadas en el lugar donde se realizará, bebidas, alimentos, permisos, arreglos, personal de servicio, entre otros.
Lo mismo debe realizar la empresa para llevar a cabo sus proyectos, debe considerar la planeación de sus ingresos y recursos disponibles así como costos y gastos. Sin embargo es necesario cuidar el manejo de las operaciones diarias que garanticen el logro de los objetivos planeados, ejecutar medidas de control que permitan comparar los planes establecidos con los resultados reales y aplicar la correcciones en las acciones en la que sea necesario. Por ello es importante que conozcas como pueden clasificarse los presupuestos:
Se elaboran para un solo nivel de actividad. Cuando esto se ha realizado, no se permiten los ajustes por las variaciones que arroje el resultado, de esta manera se efectúa un control con anticipación, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.
Algunos presupuestos fijos se establecen por decisiones administrativas, éstos son los de depreciación, los de los impuestos y en el corto plazo están los presupuestos de sueldos y salarios, los gastos de publicad y los gastos de investigación se encuentran dentro de esta categoría.
Asimismo se desarrollan en torno a un nivel de actividad particular; son estáticos, ya que los ingresos y los costos que se preparan para los presupuestos estáticos dependen de un nivel de actividad que rara vez es igual a la actividad real, no son muy útiles cuando se trata de preparar reportes de desempeños.
El presupuesto flexible, se elaboran para diferentes niveles de actividad, permiten la rectificación de las estimaciones de los costos de operación y de las utilidades, como consecuencia de los cambios en las ventas o en el volumen de la producción, y como resultado provoca mejoras al presupuesto fijo y estático al permitir su ajuste con las variaciones que se produzcan en las practicas (Morales 2000).
Este principio debe aplicarse a todos los presupuestos, ya que éstos deben revisarse y adaptarse a las fluctuaciones del mercado, reconsiderando los planes iniciales de acuerdo con las variaciones que pudieran existir en los ingresos y gastos, mediante la fijación de porcentajes sobre las bases de inicio.
Esta herramienta permite ajustar partidas en función de los cambios producidos en los volúmenes de producción. Además se encarga de prever las circunstancias por las cuales una partida puede variar, el monto al que puede ascender dicha partida y el volumen variable de toda actividad productiva.
Asimismo estudia los cambios; es decir, el comportamiento de los costos ante distintos niveles de producción, por lo que no utiliza necesariamente como medida los artículos terminados en un periodo dado sino cualquier otra medida: total de horas directas o el costo de las mismas, horas maquinas empleadas etcétera.
Presupuestos por áreas o niveles de responsabilidad, este presupuesto es una técnica de laneación, dirección y control, previsión, coordinación y organización, respecto a la predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultado encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las aéreas y los niveles en que se divide una entidad.
Es una herramienta de motivación, al hacer que participen los responsables en la fijación de los objetivos y de la elaboración de los presupuestos; es una medida de eficiencia y de autocontrol que sirve como guía de acción para quien asume la responsabilidad de una función. Por lo tanto se le considera como una herramienta muy importante en la administración y la contabilidad financiera indispensable para la toma de decisiones y el control de las operaciones.
Presupuestos por base cero, según Cárdenas y Nápoles (2007:3) consiste en revaluar cada uno de los programas y gastos, partiendo siempre a partir de cero, es decir, se elabora como si fuera la primera operación de la empresa, se evalúa, justifica el monto y necesidad de cada renglón del mismo, se olvida del pasado para planear con plena conciencia en el futuro.
Dentro de este presupuesto se elabora un paquete de decisión formado por estudios de costo-beneficio, al cual se le asignan los recursos disponibles. Estos paquetes se clasifican en orden de importancia y en forma descendente, para así tomar las decisiones que permitan a la administración jerarquizar las actividades y decidir su aprobación, de acuerdo con los recursos disponibles y con base en los diferentes niveles de actividad y costo.
Este tipo no considera experiencias anteriores para planificar acontecimientos futuros, es una metodología de planeación y de confección de los presupuestos que trata de reevaluar cada año todos los programas y los gastos de una entidad. Se emplea el término de planificación porque se fijan tanto los objetivos como las metas y se suman decisiones relativas a las políticas básicas de la organización; se analizan en detalle las distintas actividades que generan ingresos y costos para que permitan la obtención de los resultados deseados.
Principales objetivos (Muñiz 2009:51):
- Eliminar actividades repetitivas e innecesarias
- Priorizar tareas en función de su importancia
- Evaluar otras tareas para aumentar la productividad y la rentabilidad de los resultados
- Romper con la rutina establecida y diseñar una nueva metodología de confección del presupuesto.
Las principales ventajas son (Muñiz 2009:51):
- No se basa en el nivel de gastos de años anteriores, se empieza desde cero siempre
- Permite eliminar la costumbre de aumentar los importes de los presupuestos presentados
- Da a conocer la capacidad y creatividad de cada responsable porque debe ser imaginario y novedoso. Establece para cada responsable una relación entre recursos, objetivos y resultados
Para conocer más sobre la clasificación, preparación y etapas de los presupuestos, lee el Capítulo 2: La utilidad de los presupuestos, del libro Control presupuestario de Ramírez de la página 41 a la 63.
3.2 Preparación
La implantación de un sistema de presupuesto constituye hoy en día una de las claves del éxito de una empresa desde su perspectiva financiera; si no se cuenta con un sistema de presupuestos debidamente coordinado la administración tendrá sólo una idea muy vaga respecto a dónde se dirige la compañía. Un sistema presupuestal es un instrumento de gestión para obtener el más productivo uso de los recursos.Los presupuestos ayudan a determinar cuáles son las áreas fuertes y débiles de la compañía. El control presupuestal genera la coordinación interna de esfuerzos por planear y controlar las operaciones que constituyen la esencia de la planeación de las utilidades, y el sistema presupuestal provee un cuadro integral de las operaciones como un todo. Al realizar comparaciones entre los resultados operativos reales con los proyectados se pueden determinar los motivos por los cuales no se alcanzaron las metas de utilidades deseadas.
Según Ramírez(2005) el presupuesto maestro es “un conjunto de presupuestos que buscan, por un lado, la determinación de la utilidad o pérdida que se espera tener en el futuro, y por el otro, formular estados financieros presupuestados que permitan al administrador tomar decisiones sobre un periodo futuro en función de los planes operativos para el siguiente año” (p. 267). Y se divide en dos secciones:
El presupuesto operativo está conformado por el presupuesto de ventas. El presupuesto de ventas se integra por el presupuesto de operación y de gastos de operación. Para elaborar el presupuesto de producción deben realizarse primero los presupuestos de materia prima, de mano de obra y el de gastos indirectos de fabricación, ya que estos tres últimos presupuestos integran el presupuesto de ventas. Los presupuestos de ventas y de gastos de operación conforman finalmente el estado de resultados presupuestado como se muestra en la siguiente figura:
- De la figura anterior, toma en cuenta que para elaborar el presupuesto de ventas, debes considerar las ventas por periodo y el precio unitario de cada producto, esto lo consigues a través los objetivos establecidos por la alta gerencia, un crecimiento de ventas por categorías, o bien mediante un estudio de mercado o métodos estadísticos; finalmente, dicho pronóstico de ventas se divide en zonas, divisiones, marcas, líneas, etcétera. El departamento de ventas es el responsable de elaborarlo.
- Posteriormente elaborar el presupuesto de producción, se le conoce como plan de producción, de él se derivan tres planes, por lo cual es importante que los conozcas la formula para determinar el plan de producción:
Presupuesto de producción por línea + inventario final deseado – inventario inicial
Lo anterior supone que los inventarios en proceso tienen cambios pocos significativos, de no ser así se deberían de considerar dentro del análisis, para determinar la producción de cada línea. El responsable de su elaboración es el departamento de producción.
- 3.- Se elabora el presupuesto de materias primas proveniente del plan de producción, para determinar las cantidades necesarias de cada tipo de materia prima se utiliza la fórmula siguiente:
- 4. El presupuesto de mano de obra Se deriva del plan de producción, se elabora en función de las horas de mano de obra necesarias para realizar las producciones y de acuerdo al tiempo de trabajo de cada empleado se establece la cantidad de personal a requerir, aunque hay ocasiones que se necesita una cantidad estándar de personal para operar para cada línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se requiere más recurso humano o si los actuales son suficientes.
- 5. El presupuesto de gastos indirectos de fabricación, Debe de elaborarse con la participación de todas las áreas de producción que efectúan cualquier gasto productivo indirecto, se utiliza la fórmula siguiente:
Gastos de fabricación fijos + (gastos variables por unidad * unidades a producir)
- 6.-Se continúa con el presupuesto de gastos de operación, el cual planea los gastos de distribución y administración de la empresa, que son en parte fijos y variables.
- 7.-Posteriormente se prepara el costo de ventas presupuestado, basado en las ventas, la política de inventarios de materia prima, el costo de mano de obra directa, los gastos indirectos de fabricación, la política de inventarios de productos terminados y el costo por unidad asignado a cada producto. El último paso para el presupuesto de operación es la elaboración del estado de resultados presupuestado, el cual consolida todos los presupuestos realizados anteriormente y determina la utilidad esperada de la compañía.
Dentro del marco general de la administración financiera, el presupuesto financiero es el que se refiere al control, costo y redituabilidad del efectivo y del capital propio y ajeno, ósea la administración de recursos invertidos y obtenidos tanto de fuentes internas como externas, comprendiendo básicamente a los presupuestos de efectivo, inversiones, compras, programas de pago, proyectos capitalizables y estado de situación financiera presupuestado.
La característica principal del presupuesto de efectivo es por su naturaleza, ya que es el elemento coordinador de los demás dentro de un sistema integral; por lo tanto, casi como requisito indispensable para su preparación, es necesario que el resto de los presupuestos estén terminados y aprobados. Con su aplicación logran preverse las necesidades o sobrantes de efectivo, las inversiones que se efectuarán, los compromisos financieros en que se incurrirá, así como el grado de liquidez y lo adecuado de la estructura financiera de la entidad. (Paniagua 1997: 114)
El presupuesto maestro debe concluir con la elaboración de los estados financieros presupuestados, que son el resultado esperado para una empresa, así como cada una de las áreas de acuerdo con los objetivos que se fijaron para lograr la planeación establecida. También pueden elaborarse estados financieros mensuales o trimestrales o cuando la empresa lo juzgue conveniente.
El presupuesto financiero proviene de la información generada por el presupuesto de operación. Es necesario considerar que son tres grandes planes los que engloban un modelo de planeación: el plan de mercado, el requerimiento de insumos y el financiero. Los dos primero constituyen la base para elaborar el presupuesto de operación y, una vez que este ha sido integrado, se utiliza como referencia para elaborar el presupuesto financiero que junto con el operación constituyen la herramienta por excelencia para traducir, en términos monetarios, el diseño de acciones que habrán de realizarse de acuerdo con la última etapa del modelo de planeación estratégica.
El presupuesto de ventas, el de costo de producción y el de gastos de operación producen el estado de resultados proyectado; en síntesis, el presupuesto de operación da origen al estado de resultados presupuestado.
El presupuesto financiero, aunado a ciertos datos del estado de resultados, expresa el estado de situación financiera y el estado de flujo efectivo presupuestados.
El estado de resultados, el de situación financiera y el de situación financiera proyectada. Con estos informes se concluye la elaboración de un plan anual o plan maestro de una empresa.
Para conocer más sobre el presupuesto, lee el Capítulo 7: la planeación y el presupuesto maestro, del libro Contabilidad administrativa de la página 250 a la 274.
3.3 Etapas del presupuesto
La elaboración principia con una planeación para la generación del presupuesto, es una tarea ardua, ya que involucra a casi todas las áreas de la organización, existen empresas que contratan asesores externos para cumplir con todo el proceso de planeación.De acuerdo con Ramírez (2005:258), para la planeación, los administradores deben responder a una serie de interrogantes, entre las cuales destacan:
- ¿Existe realmente una ventaja diferencial que permita competir?
- ¿Se atiende adecuadamente un segmento determinado del mercado que permita mantenerlo fiel?
- ¿Se cuenta con un plan para lograr un liderazgo en costos?
- ¿En qué segmento de mercado se está, y por qué en ése y no en otro?
- ¿Los clientes van a ser fieles?
- ¿Qué puede pasar si se van con la competencia?
- ¿Cómo pueden los competidores actuar con los clientes?
- ¿Los proveedores ayudarán a que se de calidad?
- ¿Los recursos humanos son capaces?, entre muchas otras.
La tarea de elaborar el presupuesto es de todos, desde los obreros hasta la alta gerencia por esa misma razón es necesario formular manuales específicos para las actividades que deberán desarrollarse, así como para cualquier otra labor administrativa.
En las empresas los presupuestos se elaboran en varias ocasiones antes de ser aprobados, esto ocurre porque una vez que se realiza el estado de resultados presupuestado, a la alta gerencia no le parece apropiado el mismo, entonces, se empiezan a ajustar los presupuestos hasta llegar a un resultado que convenza a la alta gerencia; recuerda que el propósito de los presupuestos es planear, dirigir y controlar, siendo estos últimos dos pasos, los más importantes del proceso.
A continuación se muestra un ejemplo de la elaboración del presupuesto maestro:
La compañía Nuño S.A fabrica dos productos, Delta y sigma a fines del 2012 (su primer año de operaciones) desea elaborar el presupuesto maestro para 2013, en el cual se trataran de plasmar las acciones necesarias para lograr el lugar que la dirección general ha fijado. El estado de situación financiara hasta el 31 de diciembre del 2012 se espera que sea el siguiente.
Los gastos indirectos de fabricación se aplican can base en horas de mano de obra directa. El costo de la mano de obra directa es de $ 50 la hora para el primer semestre y $60 para el segundo.
Se desea tener la misma cantidad de inventario final de materia prima y de productos terminados en el almacén en cada semestre. Se mantiene un saldo en efectivo de $50,000. La inflación esperada es del 40% durante el año. Por ello al inicio del segundo semestre se modifica algunos precios y costos.
Los inventarios en proceso tienen poca importancia para la elaboración del presupuesto. Los gastos por intereses serán de $30,000. La valuación del inventario se realiza a través de UEPS.
Los gastos indirectos de fabricación que se han estimado para el 2013 son:
Los gastos de administración y venta para el 2013 se estiman en:
conceptos
costo unitario de cada producto terminado:
materia prima, requerida para cada uno de los semestres, los costos de mano de obra
para cada uno de los productos en el total de cada semestre
presupuestadas, menos el costo de ventas que se obtuvo en la tabla anterior y finalmente
se restan los gastos de administración para obtener la utilidad
Basado en la información de la compañía Nuño S.A. se terminara el estado de resultado
presupuestado y el balance general presupuestado:
En las empresas los presupuestos se elaboran en varias ocasiones antes de ser aprobados, esto ocurre porque una vez que se realiza el estado de resultados presupuestado, a la alta gerencia no le parece apropiado el mismo, entonces, se empiezan a ajustar los presupuestos hasta llegar a un resultado que convenza a los directivos; recuerda que el propósito de los presupuestos es planear, dirigir y controlar, siendo estos últimos dos pasos, los más importantes del proceso.
El presupuesto debe ser controlado por el comité de presupuestos que debe tener la capacidad de localizar y resolver alguna situación que pueda perjudicar la aplicación del mismo y evitar que a futuro genere mayores problemas en cuanto a la aplicación de los recursos.
Para ejecutar el control debe compararse los datos registrados en el presupuesto con los que realmente fueron aplicados, en base a esto surgirán las variaciones que posteriormente deberán ser evaluadas para realizar ajustes y modificar lo que sea necesario.
El uso de los presupuestos ayuda a administrar por objetivos, indicadores como el valor económico agregado, tasa de rendimiento sobre inversión, tasa de rendimiento sobre capital, nivel de endeudamiento, determinada posición de liquidez, modelo DuPont, por mencionar algunos.
Hay indicadores que las empresas pueden presupuestar, su elección se basará en el rumbo que la alta gerencia definirá en su estrategia, dentro de los más importantes están: los ingresos, la utilidad de operación, los activos en operación, el margen de ventas, la rotación de inventarios y cuentas por cobrar, la tasa de rendimiento sobre la inversión.
El presupuesto se puede modificar mientras no esté autorizado, esto ocurre porque los resultados estimados no son los esperados por la administración y se requiere revisar el mismo, por esa razón se modifica en varias ocasiones.
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