AUDITORIA ADMINISTRATIVA Unidad 1 y 3

Unidad 1. La auditoria administrativa y su proceso de ejecución.

1.1 Fundamentos de auditoria administrativa                                                                           

Es importante señalar que actualmente la administración requiere ser más eficiente y efectiva en su proceso administrativo, logrando con esto ser más congruente con la adecuada toma de decisiones de una empresa. Por tanto, es elemental que comprendas el contexto de la auditoría administrativa para que entiendas su significado y su campo de aplicación en el contexto de las exigencias de un ambiente competitivo dentro del mundo de las PyME.

De esta manera, en la auditoría administrativa es necesario aplicar el enfoque del proceso administrativo, basado en las funciones administrativas de una empresa, tales como son la planeación, organización, integración, dirección y control. Para los grandes expertos en el estudio de la auditoría utilizan diversas terminologías para referirse a ella, por lo que en este tema identificarás esas definiciones, su proceso y etapas contribuyendo a establecer al logro del análisis de los fundamentos de la auditoría administrativa actual en las PyME

Una auditoría se dice que es un proceso independiente, sistemático y documentado para obtener un tipo de evidencia y evaluarlas de manera objetiva, a fin de determinar el alcance con el que se satisface el criterio de la auditoría. Estas auditorías se realizan con la finalidad que den información sobre la aplicación de su proceso que se implanto en una organización que maneja un proceso administrativo. Al paso del tiempo grandes autores han intervenido en el análisis de esta actividad administrativa, tal es el caso de Enrique Benjamín Franklin y Alfonso Amador Sotomayor que realizan importante aportación, en donde Franklin hace mención que la auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica, nivel jerárquico y calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitación y adiestramiento; división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de manuales de organización; desconcentración y simplificación administrativa; mecanismos de autoevaluación; y a su vez Sotomayor establece que son Funciones, sistemas, procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. 

El resultado de la auditoría administrativa, es una opinión sobre la eficiencia administrativa que se desarrolla en una organización, asimismo, es una acción utilizada para verificar, evaluar y promover el cumplimiento y a apego a los factores o elementos del proceso administrativo, evaluando la calidad de la administración es su conjunto. Paralelamente Sotomayor (2008) menciona que la auditoría administrativa representa la conjunción de una técnica de control ya existente (la auditoría) y una disciplina que se inicia formalmente y que continua desarrollándose con nuevos enfoques (la administración).

Para la comprensión y análisis Lee el “Capítulo1: Marco conceptual”, del libro auditoría administrativa. Gestión estratégica del cambio de Enrique Benjamín Franklin, para revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace sobre las conceptualizaciones de la auditoría, su objetivo y campo de acción.

Una vez contextualizada la auditoría administrativa, al haber analizado y estudiado la lectura anterior, ahora es necesario estudiar el perfil de quien aplica la auditoría, el auditor posee una formación académica especializada en donde participan profesionistas tales como contadores, administradores, economistas u otros profesionales afines. Pero cabe señalar que son los administradores los que generan cualidades tales como: personales, de experiencia (competencia profesional) en las empresas sobre la responsabilidad profesional (objetividad, integridad, confidencialidad, diligencia, compromiso honestidad, imparcialidad) independencia de criterio, conocimiento, multidisciplinario y el termino de todo profesionista la ética. Basados en estas cualidades y el perfil de quien debe auditar, es el licenciado en Gestión y administración de pequeñas y medianas empresas quien planeará, aplicará, ejecutará la auditoria administrativa en una PyME.

De acuerdo con el análisis anterior, Sotomayor (2008) establece que el objetivo general al aplicar una auditoría administrativa es el de evaluar la efectividad de las operaciones desarrolladas en la organización a efecto de contrarrestar las diferencias e irregularidades existentes o, en su caso, apoyar las prácticas de trabajo que son llevadas a cabo en forma apropiada y diligente. Así, el auditor realiza labores de prevención, supervisión, adecuación y corrección, según sea el caso, para impulsar la adhesión a los lineamientos normativos establecidos por la administración. 

Para la comprensión y análisis. Lee el “Capítulo 2 El auditor”, del libro auditoría administrativa. Gestión estratégica del cambio de Enrique Benjamín Franklin, para revisar los argumentos del autor respecto al perfil del auditor sus habilidades y destrezas, experiencia, responsabilidad profesional y su ética laboral. Consideraciones que hacen sobre las características necesarias del auditor con el manejo de la auditoría administrativa. 

Tomando en cuenta lo antes expuesto sobre las características de un auditor, en las que se determina la importancia en el proceso de decisión al aplicar la auditoría administrativa, en virtud de que es en el que recae la responsabilidad de la conceptualización y ejecución de la auditoría administrativa logrando con ello mejores resultados necesarios para generar un desempeño eficiente y efectivo de las estructuras en las pequeñas y medianas empresas.

Para ilustrar mejor la aplicación de la auditoria administrativa, se presenta un caso real, denominado: Farmacia San Carlos: Un caso de auditoría administrativa. El análisis de esta lectura te permitirá entender mejor la importancia de aplicar una auditoría administrativa en la empresa, en especial las pequeñas y medianas para un buen funcionamiento y logro de resultados positivos para lograr una exitosa incursión en el mercado. 

En conclusión la auditoría administrativa se determina como una disciplina porque es una actividad funcional y técnica porque representa un proceso sistematizado que examina, revisa, analiza e informa respecto a la operación del proceso administrativo de cualquier tipo de empresa. Es por eso, que en la actualidad es necesario realizar este tipo de análisis para examinar y apegarse a lineamientos y controles establecidos o por establecer en una estructura que busca mejora continua. Por lo que la auditoría administrativa señala que está compuesta por dos componentes, como es la auditoría y la administración, esto hace que en una empresa genere una acción propositiva logrando con ella eficiencia, eficacia, productividad y calidad. Por lo que en el siguiente tema se integra la ejecución de la auditoría administrativa que hará que esta acción propositiva se desarrolle. 

Unidad 3 Informes de la auditoría administrativa

3.1. Actividades preliminares en la obtención del informe de auditoria administrativa

Como se ha mencionado en las dos unidades anteriores la auditoría administrativa juega un papel importante y decisivo en el mundo actual de las PyME. Uno de los pasos de clausura en la auditoría es el informe final, pero para elaborarlo son necesarios ciertos lineamientos generales. En el informe se registrarán todos aquellos resultados arrojados por la auditoría, las metodologías para operarla y los lineamientos para preparar un informe, generando con ello áreas de oportunidad que se hayan encontrado al aplicarse la revisión del proceso administrativo. Por lo que al concluir con la auditoría administrativa, el auditor elaborará un informe, en el cual se defina el objetivo que buscó la auditoría, su alcance, la metodología aplicada en su proceso, los recursos que se emplearon, los hallazgos encontrados en el proceso, las conclusiones a las que se llegó y las recomendaciones dispuestas por el auditor, como también la propuesta de sus áreas de oportunidad en las PyME.

Actualmente el informe preliminar representa una retroalimentación entre el personal directivo y el auditor. Sotomayor (2008:28) propone que el reporte del informe preliminar contenga los siguientes datos:

• 1. Título
• 2. Periodo del avance
• 3. Empresa
• 4. Área
• 5. Departamento.
• 6. Número.
• 7. Etapa específica
• 8. Responsable
• 9. Porcentaje de avance
• 10. Fechas de inicio y terminación, planeadas y reales
• 11. Observaciones

Por su parte Franklin (2007), hace mención que se identifiquen claramente el área, sistema, programa o proyecto auditado, el objeto de su duración, su alcance, recursos y los métodos empleados. Y, a su vez, Sotomayor (2008) establece que en relación de la actividad devaluatoria es pertinente como práctica de trabajo informar periódicamente sobre los avances de la misma: esto redundará en beneficio de todo el proceso de la auditoría administrativa, debido a que en ocasiones se tiene varias auditorías en proceso y es necesario integrarlas en un formato especial para realizar el reporte.

Para la comprensión, análisis y su revisión. Lee el Capítulo 9. Actividades preliminares en la obtención del informe, del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre las actividades preliminares en la obtención del informe.

En el desarrollo de sus actividades el auditor fomenta de manera natural las relaciones interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a señalar únicamente las observaciones de lo realizado en la auditoría, sino que también convence al auditado de su certeza y lo incita a colaborar en la solución de las anormalidades generando con ello un intercambio de experiencias y criterios por parte del auditor y el auditado.

Esto lleva a que el informe genere un efecto positivo y de credibilidad en el desempeño de una organización; es necesario presentarlo en forma puntual, con criterio y basado en una visión estratégica. Para lo cual, de acuerdo con Franklin, (2007:117) en la preparación del informe deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

• No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. 
• Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad.
• Explorar diferentes alternativas para trasmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso. 
• Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención. 
• Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados.
• Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y congruente.
• Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente.
• Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el incumplimiento (o hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas.
• Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de acciones.
• Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la implementación de resultados.

Por lo que es de suma importancia, antes de emitir el informe de la auditoría administrativa, contar con una persona de confianza, que al aplicar la auditoría revise los borradores y papeles de trabajo para verificar que se cumplan todas las normas legales y éticas del proceso de auditoría  administrativa, y así la opinión del auditor esté debidamente justificada y amparada por el trabajo que se realizó en la organización..

Para la comprensión y análisis. Lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa del libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio, de Benjamín Franklin de la página 115 a la 117, para revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace sobre el informe, aspectos operativos y sus lineamientos generales para su preparación.

Tomando en consideración lo expuesto en esta lectura sobre el informe, los aspectos operativos y sus lineamientos generales para su preparación, los cuales son necesarios para establecer las actividades preliminares en la obtención del informe de la auditoría administrativa.

Finalmente, la importancia de estas actividades preliminares en la obtención del informe de la auditoría administrativa es que en algunas ocasiones hay oportunidad de corregir anomalías pequeñas, aunque no repercuten en el resultado final, es factible subsanarlas el desarrollo de la actividad, siempre y cuando el auditado tenga disposición para hacerlo. El auditor y el auditado no deben de distraerse en cuestiones de poca importancia que los aleje del tema central de interés.

En conclusión, los lineamientos generales que se necesitan para la elaboración de un informe de auditoría administrativa están relacionados con las experiencias y criterios que el auditor retoma de los resultados y observaciones que se generaron por la auditoría aplicada en una PyME.

3.2. Informe de auditoria administrativa

Una vez que has revisado las actividades preliminares en la obtención del informe de la

auditoría administrativa, es necesario elaborar el informe final de auditoría en donde se

asienten, de manera fidedigna y confiable, todas las anomalías e irregularidades detectadas en el proceso de la auditoría administrativa, como también aquellos pormenores encontrados en los papeles de trabajo del auditor durante la práctica de la auditoría, las evidencias que sustentan los hallazgos encontrados, las recomendaciones y sugerencias de solución a la problemática que se encontró en la auditoría

administrativa.

Por lo que en una PyME, el informe expresa a los directivos el profesionalismo de los auditores, reconocido éste por la veracidad y objetividad de la información presentada por dicho documento ante la alta dirección.

Para Alfonso A. Sotomayor (2008) el informe de auditoría constituye el medio a través del cual el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la auditoría, junto con las recomendaciones correspondientes, a la empresa que solicitó los servicios. En la elaboración de este documento existen aspectos a observar, como son la indicación del tema general, redacción, señalamiento de los puntos significativos, forma de indicar los hechos y la presentación de las recomendaciones. Basándose, éstas, en criterio de selectividad, considerando los aspectos de obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el periodo de aplicación de instrumentos en la organización auditada.

El informe deberá contener la calidad suficiente en su elaboración, así mismo para responder a las exigencias de la alta dirección o gerencia, cumpliendo con sus estándares de calidad, de los cuales Sotomayor (2008:149) se refiere a dos aspectos: la comunicación escrita (texto directo, persuasivo, contundente y preciso, atractivo) y la finalidad (oportuno, constructivo y de apoyo, orientado a resultados y con recomendaciones e identificado con la evaluación solicitada).

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las características inherentes al
informe para su elaboración son:

1. Objetividad
2. Oportunidad
3. Claridad
4. Señalamiento de hechos relevantes
5. Informar con veracidad los hechos evaluados
6. Convencer al auditado del contenido que se presenta
7. Realizar recomendaciones apropiadas
8. Presentar alternativas de solución

Para profundizar en el tema revisa los siguientes documentos:

•  Lee el Capítulo10: Informe de auditoría del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor y revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre el informe de aspectos relevantes de auditoría.
• Lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa de libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio de Benjamín Franklin, de la página118 a la 121, para revisar los argumentos del autor respecto al informe, tipos de informes, propuesto de implementación y presentación del informe.

En lo comentado por los autores, el cuerpo del informe contendrá elementos que
estandaricen su presentación en cuanto a su forma y diseño, estableciendo
consideraciones generales, observaciones relevantes y detalladas, así como también las
recomendaciones, comentarios y anexos necesarios en la presentación del informe final.

De acuerdo con Alfonso A. Sotomayor (2008) la redacción del informe debe de tomar en
cuenta los siguientes aspectos:

1. A quién va dirigido (al consejo de administración o directivo, a la dirección general o específicamente a un área determinada de la empresa).
2. Contenido estructural (señalamiento de una guía general de puntos a desarrollar) que contenga: 
• a) Introducción
• b) Antecedentes
• c) Finalidad
• d) Metodología
• e) Alcance
• f) Apreciación de hechos relevantes
• g) Observaciones
• h) Salvedades
• i) Limitaciones
• j) Recomendaciones
• k) Anexo
3.  Amplitud (hacer referencia a la extensión del documento).

Por lo que la estructura del informe de auditoría administrativa, en términos generales, señala la naturaleza y objetivo de la actividad de la auditoría que representa la parte inicial del informe, así como su periodo de ejecución y alcance; en lo que corresponde a la parte del contenido de su documentación, en sus puntos centrales de evaluación, sus recomendaciones, opinión general y anexos que serán colocados bajo el criterio y validación del auditor responsable de la aplicación de la auditoría en la PyME.

Al ser validada la información que será generada en la redacción del informe se deberá evitar, según Sotomayor (2008:149), lo siguiente;

• Ahondar en los procedimientos utilizados
• Utilizar expresiones ambiguas
• Emplear palabras rebuscadas
• Citar reiteradamente un punto
• Personalizar errores
• Utilizar lenguaje destructivo o agresivo
• Usar términos de manera vaga
• Enfatizar la exposición negativa
• Redundar en ideas
• Utilizar palabras poco significativas y complicadas
• Emplear palabras en un sentido erróneo
• Repetición de conceptos de manera innecesaria

Por lo que el informe de auditoría representa un documento formal que contiene ciertos rasgos que le dan formalidad a la papelería que integra el documento. Como la forma y la madurez profesional con la que se redacta el contenido en fondo. Por lo que la conclusión es emitida por el auditor, basado en los resultados de sus apreciaciones personales y de la observación relevante y detallada que realizó en la aplicación de la auditoría administrativa.

Revisa el Capítulo16: El informe de Auditoría, del libro Manual Práctico de Auditoría de Juan Ma. Madariaga.

De tal manera que el informe rendido por el auditor debe realizarse por escrito, para que quede constancia de su labor en la aplicación de la auditoría administrativa, por lo que es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados al finalizar la auditoría y resultado del trabajo realizado en todo el proceso de la aplicación de la auditoría administrativa en una PyME.

3.3.Seguimiento de las recomendaciones

Al finalizar con el informe de la auditoría administrativa se procede a establecer el seguimiento de la implementación de mejoras, conocidas como recomendaciones, que están basadas en la corrección de las debilidades encontradas en la auditoría, así como evitar que se incurra en ellas o exista incumplimiento. Normalmente en el informe de auditoría se debe presentar al término de la revisión; sin embargo, cuando se determinan hechos importantes que requieren de corrección inmediata, estos deben ser dados a conocer al personal responsable de la alta dirección con el objeto de que se tomen las acciones correctivas que procedan.

Y con el objeto de que las recomendaciones del auditor tengan el efecto deseado, es necesario que una vez que se realizó la recomendación y esté aceptada por el director responsable del área en que se aplicó la auditoría administrativa, el auditor realiza el seguimiento, con el objeto de vigilar que se lleven a cabo las recomendaciones en el tiempo y estas a su vez empaten con los resultados arrojados en la auditoría.

De acuerdo con Sotomayor (2008), el seguimiento es una etapa del proceso de auditoría en donde se verifica que se hayan aplicado las recomendaciones derivadas de la evaluación a la empresa. Esta actividad es realizada indistintamente por el personal que participó en la auditoría o por otro ajeno a ella; este último caso constituye una práctica positiva de rotación de personal. Es pertinente que, después de efectuar actividades de seguimiento, el auditor prepare un reporte o informe para comunicar los resultados obtenidos o alguna aclaración al respecto a los directivos.

Las actividades de seguimiento requieren ser programadas por parte del auditor por lo que no existe tiempo establecido para su aplicación, ni tampoco es obligatorio. El que se lleven a cabo en corto o mediano plazo, o que se decida omitirlas, dependerá de la naturaleza de la actividad evaluada y la relevancia o gravedad de las recomendaciones señaladas y emitidas en el informe, pero es conveniente que no se deje de hacer, ya que representa una retroalimentación de la auditoría administrativa practicada en una organización PyME.

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las modalidades que se representan al instrumentar el seguimiento se encuentran las siguientes:

1. La actuación de la empresa, constituye la actividad normal donde la organización emprende la acción convencida de la misma.
2. Seguimiento específico, representa una acción específica para corroborar el avance de la aplicación.
3. 3. Nueva auditoría, implica efectuar nuevamente el examen por no haber sido atendidas las recomendaciones o haberse implementado en forma parcial.

Por lo que la etapa de seguimiento de la auditoría administrativa generará resultados sobre qué es lo que funciona de acuerdo a lo señalado en las recomendaciones. El auditor debe de tener una actitud constructiva y propositiva para proponer soluciones que ataquen el problema encontrado de fondo en la organización PyME auditada.

Para la comprensión y análisis lee el Capítulo11.Seguimiento de las recomendaciones, del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre seguimiento de la

auditoría administrativa.

De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que las medidas correctivas

implicadas en las recomendaciones deben de ser siempre claras, es decir, el auditor

siempre debe buscar comunicar en forma efectiva su mensaje y explicarlo las veces que

sea necesario para evitar cualquier ambigüedad en él, ya que esto suele propiciar que el

auditado no las aplique, aunque las haya aceptado con anterioridad, representando esto

la culminación de una actividad.

Finalmente, en el seguimiento se integran las observaciones y recomendaciones, para lo

cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y acciones específicas para examinar

el grado de avance de la implementación de los cambios sugeridos y sentar las bases

para realizar una auditoría de seguimiento.

Para la mejor comprensión de este tema lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa de libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio, de Enrique Benjamín Franklin, de la página 121 a la 136, para revisar los argumentos del autor respecto al seguimiento de la auditoría administrativa y la implementación final de las recomendaciones.

La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría, por lo que es necesario un estricto seguimiento de las observaciones que se producen como resultado de la auditoría administrativa.

Es importante verificar que las acciones realizadas en el trabajo de auditoría como resultado de las observaciones presentadas en la aplicación de los instrumentos se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos para su ejecución, de manera conjunta con el responsable del área o director, a fin de alcanzar los objetivos y resultados fijados.

También es importante mencionar que si las recomendaciones se han implantado conforme al programa establecido en la auditoría administrativa, es necesario como práctica final del trabajo de auditoría informar periódicamente a la directiva de la PyME, sobre los avances de la auditoría administrativa, beneficiando el proceso total de la aplicación de la misma y la mejora continua de la organización en el futuro.

Material de apoyo:

Congreso internacional de contaduría, administración e informática. Ponencia: La auditoría administrativa en las micro y pequeñas empresas por Corral, Bravo y Valenciana.
http://congreso.investiga.fca.unam.mx/docs/xv/docs/126.pdf

Libro de Auditoria Administrativa
http://www.farem.unan.edu.ni/investigacion/wp-content/uploads/2015/03/1-Auditoria-Administrativa-2ed-Franklin.pdf

• Franklin B. (2007). Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio. Editorial Pearson.
• Madariaga J. (2004). Manual práctico de auditoría. España: Ediciones Deusto.
• Rodríguez, V. (2005). Sinopsis de Auditoría Administrativa. México: Editorial Trillas.
• Sotomayor, A. (2008). Auditoría administrativa, proceso y aplicación. México: Mc Graw Hill.