UNIDAD 1. Generalidades de la Administración
Presentación:
Actualmente, la gran mayoría de las PyMEs mexicanas carecen de directivos asertivos; es decir, "carecen de educación financiera" (CONDUSEF, 2013, p. 2) para la toma de decisiones, puesto que no tienen la capacidad ni el conocimiento para hacer crecer a sus empresas, y las llevan al fracaso, lo que hace evidente la necesidad de una capacitación en administración, porque "se presenta como esa plataforma que requieren muchas Pymes para competir no sólo en el mercado doméstico, sino también para mirar hacia el exterior" (2013, p. 7) para que pueda ser aplicada a casos prácticos, tales como el ejemplo de Café Finca Santa Cruz, que es un caso de éxito debido a la innovación y aplicación de procesos productivos y administrativos adecuados, así como el trato digno hacia los trabajadores, siempre guiándose bajo estándares de responsabilidad integral (Torreblanca, 2015).Por lo anterior, es vital que los(as) estudiantes universitarios tengan este conocimiento sobre el manejo empresarial, por lo que esta asignatura te permitirá retomar la parte teórica y aplicarla en una PyME que elijas de tu localidad, ya que se buscará que la desarrolles y potencies su productividad gracias a la implementación de un proceso administrativo de calidad que realices, definiendo áreas funcionales, para que finalmente definas la posición que tiene esta PyME respecto a las condiciones del país.
Es importante que, como estudiante, seas crítico del contexto, ya que ubicarás a la PyME estudiada bajo ciertas condiciones socioeconómicas donde reconocerás las alternativas que tiene para desarrollarse bajo una administración adecuada. De ahí la relevancia de entender el funcionamiento administrativo de la empresa para afrontar el constante cambio del entorno e interior de la empresa.
Gran parte de los directivos de las pequeñas y medianas empresas no reconoce la forma en que se establecen las etapas para administrar una organización, por lo que realizan esta función de manera empírica y centralizada, debido al tamaño de la empresa y a la falta de delegación de funciones.
1.1 La administración y la gestión
Dentro de las organizaciones pequeñas, medianas y grandes es necesaria la aplicación de la administración de todos los elementos que la componen, así como gestionar su procedimiento, pero ¿qué es exactamente administrar?, ¿qué es gestionar?, estos conceptos son básicos para entender qué es lo que se debe aplicar en las empresas.La administración, vista desde las diferentes perspectivas. Los autores nos aportan los siguientes conceptos:
Fayol considera la administración como un procedimiento de análisis situacional con la finalidad de encaminar las acciones a alcanzar objetivos; Koontz y O'Donnell, por otra parte, indican que administrar es aplicar la teoría a la práctica, y finalmente, Chiavenato retoma nuevamente a Fayol respecto al proceso, además menciona la necesidad de integrar las partes de las organizaciones para alcanzar objetivos con eficacia y eficiencia.
Ahora bien, Chiavenato (2013) define la eficacia como "alcanzar objetivos y resultados, y la eficiencia es ejecutar bien y correctamente las tareas. El trabajo eficiente es un trabajo bien ejecutado"; es decir, se es eficaz cuando se hacen bien las cosas y ser eficiente es hacer bien las cosas, pero con la optimización de los recursos.
"Entonces, se entiende que administrar es, en primer lugar, visualizar lo que se espera con el funcionamiento de la empresa, elaborando una serie de planes para cumplir con esos objetivos planteados, organizando cómo se van a hacer las cosas, designando quién realizará las funciones, controlando las acciones y verificando que las cosas se hagan como se esperaba. La gestión es la ejecución de las actividades que van a permitir el cumplimiento de todo proceso, en este caso el cumplimiento de la administración."
Dentro del proceso administrativo de las empresas se puede entender que administrar comprende a todo el proceso (planear, organizar, dirigir y controlar), pero cuando se habla de gestión, la atención se centra en "dirección", dado que su función es hacer cumplir los planes organizados de la primera parte del proceso.
La mayoría de las veces los conceptos gestión y administración son usados indefinidamente, pero en realidad existe una diferencia entre ambas, porque gestionar es conducir las acciones empresariales hacia el cumplimiento de lo establecido durante la administración, por lo tanto, lo que se busca en las PyME es que sean gestionadas de manera óptima para desarrollarlas, que es uno de los objetivos de la administración.
La tarea de los encargados de la gestión no es fácil, ya que en caso de no lograr armonizar todo, al menos se debe buscar un equilibrio que mantenga a flote a la empresa.
La gestión se tiene que hacer cargo de la toma de decisiones, por lo que es de vital importancia contar con el personal indicado que sea capaz de ver más allá de lo evidente. La toma de decisiones como parte fundamental de la gestión implica al menos seis pasos, según Drucker (en Bowler, 1995, p. 208):
1.2 La empresa PyME en México
¿Qué es una PyME? Es momento de entender el objeto de estudio de la licenciatura,
que además es parte del nombre de la carrera Gestión y Administración de PyME. La
PyME es la abreviatura de la Pequeña y Mediana Empresa, que tiene características
particulares que la hacen diferente a la gran empresa nacional o trasnacional. En
este apartado se presentan sólo algunas de ellas a partir de la investigación realizada
por De la Rosa, dándonos lo diferentes discursos sobre el estudio de la PyME. De
manera conceptual, está definida como la MPyME, agregando una M al inicio, que
significa micro, diciendo que son “organizaciones en las que ocurren procesos y
fenómenos sociales, culturales, políticos, psicológicos, etcétera; organizaciones con estructuras, identidades, contextos y procesos decisorios” (De la Rosa, 2000, p. 211)
Parte de ese discurso, del que habla De la Rosa, dice que muchas PyME son
entendidas como la empresa familiar en su mayoría, con una organización
interna poco formal, donde no hay definición de funciones de acuerdo al
puesto, ya que se maneja la multifuncionalidad en los empleados; los
controles de calidad no son metódicos; no tienen tecnología de punta; los
dueños o gerentes son “todólogos”, intuitivos y con una visión a corto plazo;
en cuanto a la fuerza laboral, debido a la poca preparación, resultan ser
empleados no calificados y no cuentan con la protección de un sindicato que
resguarde sus derechos laborales. Aunque estas características no son reflejo
de la totalidad de las PyME, ya que en este caso sólo se mencionan algunas
de las deficiencias que presentan muchas, que no es precisamente el caso de
todas, ya que hay PyME que han logrado un desarrollo en todos los aspectos,
por lo que no se debe generalizar.
La PyME, como foco de estudio de la licenciatura, debe ser entendida como un centro de oportunidades de mejora, en este
caso, desde la perspectiva de la administración y gestión con la intención de promover su crecimiento y desarrollo, haciendo
uso de herramientas metodológicas para una construcción formal de la empresa, lo que dará cimientos firmes para que se
establezca la PyME, se mantenga y crezca, ya sea económica o estructuralmente
Material de apoyo:
Lectura: "La micro, pequeña y mediana empresa en México, sus saberes, mitos y problemáticas", disponible en:
Video: El ciclo de la vida de la PyME disponible en:
https://www.youtube.com/watch?v=2YeZe-i8RnI
1.2 La empresa PyME en México
Para entender cómo funcionan las pequeñas y medianas empresas en un contexto en constante cambio, es necesario entender a la administración desde el punto de vista de la teoría de la contingencia, que dice “la corriente más reciente que parte del principio según el cual la administración es relativa y situacional, es decir, depende de las circunstancias ambientales y tecnológicas de la organización” (Chiavenato, 2013, p. 21).Los ambientes o entornos socioeconómico, cultural, tecnológico, etcétera, están en constante cambio, lo que permea de manera directa e indirecta la situación de las PyME. Estos cambios han hecho que las empresas de todo tipo se vean en la necesidad de adaptarse a las circunstancias que se presentan día con día, modificando sus planes constantemente.
El contexto mexicano tiene implicaciones determinantes en las PyME para que tengan éxito en México y en el extranjero, lo que resulta aún más complicado. Estos aspectos contextuales parten principalmente desde la entrada del modelo neoliberal a México, Latinoamérica y el mundo en la década de 1980, que promovió la globalización económica, impulsando tratados de libre comercio que liberan las barreras arancelarias, desprotegiendo a los productores nacionales, que quedan expuestos a una competencia feroz en los mercados, donde difícilmente superan o igualan la producción extranjera.
A partir de la década de los 80, los directivos de PyMEs tuvieron que adaptarse a las nuevas condiciones comerciales y de competitividad, si no querían desaparecer, tal como lo explica De la Rosa en el siguiente esquema:
Como se observa en el esquema anterior, el directivo de la PyME debe mantenerse alerta a los cambios constantes que tiene el ambiente en el que se encuentra para formular nuevos objetivos o replantear los establecidos para que sean idóneos a las nuevas condiciones que se presentan, pero la pequeña y mediana empresa no queda del todo desprotegida, ya que surgieron instituciones gubernamentales cuya función era apoyar y desarrollar a las PyME, promoviendo su competitividad. El detalle está en que muchos directivos de esas empresas no saben que existen estos organismos, y simplemente no solicitan el auxilio de ellos porque los dueños no desean comprometerse a cumplir con un financiamiento o a formular planes estratégicos para acceder a un apoyo gubernamental, debido a la falta de conocimiento de cómo expresar un plan bien estructurado.
1.4 Importancia de la PyME en México
Las pequeñas y medianas empresas desempeñan un papel de gran relevancia,
puesto que generan el 72% de los empleos formales en México (Pro México),
reconociendo que es lo que nutre laboral y económicamente a la mayor parte de
los mexicanos, entre los que hay mujeres que son sostén de familias, personal no
calificado, personal sin estudios preparatorios o de licenciatura. Cabe destacar
que hay PyMEs que sí tienen la política de contratar personas especializadas en
determinadas áreas, porque los directivos ya tienen una visión formalizada, con
miras al crecimiento.
Las PyMEs tienen la capacidad de ser flexibles (Emprende Pyme) ante las eventualidades del contexto, que afrontan con
dificultades y por las que, posiblemente, los más afectados en este ambiente de incertidumbre son los empleados, ya que los
salarios son bajos. De ahí la importancia de que se impulse a las PyME, para que su gestión se optimice y se eleve la
producción y que los beneficios obtenidos como ganancia tengan una derrama económica a sus trabajadores en mejores
retribuciones económicas, que a su vez impacte a la sociedad y economía nacional.
Parte del impulso que deben tener las PyME está en el financiamiento, que el gobierno federal apoya a través del Banco
Nacional de Comercio Exterior. BANCOMEXT reconoce a las PyMEs como “detonadores del desarrollo económico y
generación de la riqueza, así como vehículo para distribuir los ingresos en la población” (Muñoz, 2015).
La función de este organismo gubernamental es apoyar a la PyME desde la afinación de los procesos en todas sus áreas, coadyuvando a que se formalice el financiamiento con miras a la exportación de sus productos; de tal manera, la PyME requerirá de personal calificado o de capacitar a su personal actual, siempre contemplando un crecimiento sustentable de la organización, lo que quiere decir que el empresario gana, la empresa crece y los empleados son mejor remunerados.
Las PyME requieren personal de alto nivel y multidisciplinario, ya que se reconoce que “los profesionales de estas compañías deben asumir varios roles dentro de la empresa” (Hernández, 2010). Esto da un panorama de la importancia que tiene el recurso humano para las PyMEs y, a la inversa, la importancia que tienen las PyMEs para la población trabajadora y consumidora.
El peso socioeconómico de las empresas de pequeño y mediano tamaño tiene un impacto en el PIB nacional a través de la creación de empleos, lo que provoca una distribución de la riqueza. Las PyMEs son ese eje en el que se mueve la mayor parte de la población, pero las condiciones no son las óptimas, por lo que sus administradores deben hacer consciencia del manejo de las mismas, buscando un beneficio integral, que sólo se logrará a través de la efectiva aplicación de la administración.
Al tener clara la relevancia de las PyME en México, resulta de gran interés que funcionen adecuadamente, y sólo se logrará si cuentan con un proceso administrativo formalizado, con áreas funcionales bien definidas para que se puedan enfrentar a un contexto económico que demanda calidad organizativa de procesos y de bienes o servicios que ofrecen estas empresas.
1.5 La administración en la PyME
El hecho de que la gestión empresarial de las PyME sea formalizada a través de la administración es muy significativo para la
pequeña y mediana empresa y para la nación mexicana, ya que se verá un impacto de tipo productivo, dado que si se aplica
un proceso administrativo, se estarán definiendo objetivos, marco filosófico, metas, políticas, y se irán delimitando funciones,
tiempos, personal idóneo. También es necesario que se apliquen controles que permitan medir el cumplimiento de los objetivos
establecidos en un principio.
Independientemente del proceso administrativo, se requiere delimitar la estructura de acuerdo con las actividades dentro de la
empresa; es decir, que se describan las acciones que llevará cada área funcional, para que se estructure la organización de la
PyME con el fin de que se desarrolle y crezca.
Material de apoyo:
Video: Administración de pequeñas y medianas empresas, disponible en:
https://www.youtube.com/watch?v=BcTC8eMjY3g
La función de estructurar la organización de la empresa, puede observarse en el caso de éxito de la PyME “Sí o sí Alimentos”, empresa exportadora de frutos deshidratados (aguacate, fresa, coco, vainilla) a Estados Unidos, Inglaterra, Bélgica, España, Australia, Finlandia y Mongolia, y en el corto plazo a India, Japón, Hong Kong, Rusia, Eslovaquia, Suecia, Noruega y Dinamarca. (Torreblanca, 2014).
El éxito de la empresa es la inclusión de tecnología mexicana con la que se deshidrata el producto y lo convierte en polvo (Pinedo, 2015), pero no hay que olvidar que se debió desarrollar un plan de negocios adecuado, integrado por un marco filosófico donde se establecen objetivos que se pretenden lograr en un tiempo determinado.
Para que las PyMEs tengan el éxito esperado se debe formalizar su estructura; es decir, que se defina un proceso administrativo, objetivos, estrategias, presupuestos, ya que en muchos de los casos estas empresas requieren de un financiamiento, por lo que uno de los requisitos primordiales es contar con un plan de negocios, el cual tiene su base en la administración. Otra institución que apoya a emprendedores en la elaboración del plan de negocios, como Pepe y Toño, donde se promueve el desarrollo de la PyME en México, incluyendo textos que serán de ayuda a los empresarios (Hernández, 2010), o la misma CONDUSEF
Cierre:
Haber hecho este análisis sobre el ambiente en que se desenvuelve la PyME en la localidad, donde has reconocido sus características particulares, te permitirá empezar la unidad 2 con un proyecto en el que desarrollarás un proceso administrativo formalizado y adecuado a la pequeña o mediana empresa elegida.
UNIDAD 2. El proceso administrativo en las PyMES
Se ha reconocido que existe la necesidad de que los directivos de las PyME se preparen en materia administrativa para ejercer una toma de decisiones consciente, por lo que se propone, en primer, lugar que conozcan las etapas del proceso administrativo para entender cómo se segmenta la forma de trabajo en las organizaciones para lograr una administración adecuada.
Dichas etapas del proceso administrativo son descritas en diferentes elementos que las constituyen y dan forma y, así, proporcionan el sentido de claridad al directivo. Es indispensable considerar que este apartado es un respaldo teórico para el administrador, más que una herramienta para administrar.
2 El proceso administrativo en las PYMES
En la actualidad, se vive un contexto de incertidumbre económica, social, política, etcétera, por lo que cada vez es mucho más necesario administrar de manera previsora los eventos a los que se enfrentan las PyME en México, por lo que la administración brinda una serie de funciones principales a realizar dentro de las empresas; éstas tienen el nombre de proceso administrativo.
Al referirse al proceso administrativo, es necesario comprender que un proceso es una serie de pasos a seguir para lograr un fin con la intención de administrar las actividades de un organismo determinado. El proceso administrativo es un tema analizado por muchos autores, que han descompuesto el proceso en diferentes etapas. Reyes hace un análisis de la propuesta de diferentes autores que a continuación se presentan.
En la figura anterior, se observa que los autores proponen una división del proceso administrativo en etapas o pasos, estos términos de acuerdo con cada autor, pero en esta asignatura se denominarán etapas del proceso administrativo.
A grandes rasgos, se puede identificar que en cuatro de las cinco propuestas se considera a la planeación como parte primordial del proceso. En cuanto a Fayol, que no menciona dicha etapa, se puede considerar a la planeación incluida dentro de la previsión. Las etapas en las que coinciden todos son organización y control, vitales para el funcionamiento y desarrollo óptimo de las empresas.
En cuanto a la dirección, ésta no es reconocida por la American Management Association, ya que su percepción de la división en etapas es sumamente amplia, y queda un tanto vaga la delimitación de las acciones de cada etapa; por otro lado, Fayol y Urwick sí la consideran, aunque en diferente concepción, ya que la nombran ‘mandar’, pero finalmente se refiere a lo mismo.
Para fines prácticos de la asignatura, se tomarán en cuenta las aportaciones de Terry, ya que se considera que el proceso administrativo con cuatro etapas es más práctico para el entendimiento de los directivos; dichas etapas estarán comprendidas en dos fases principales: la mecánica y la dinámica (Urwick, en Reyes, 2011, p. 57):
En la fase dinámica, se define con qué se va a hacer y cómo se está realizando, contemplando la etapa de dirección, donde en realidad se considera qué se tiene en realidad para dar cumplimiento a los planes, y se realizan las asignaciones de recursos; por otra parte, también considera al control, que es donde se verificará que se esté llevando a cabo el plan como se esperaba y, si no es así, redireccionar
Material de Apoyo:
Para comprender el tema del proceso administrativo, es recomendable que revises el siguiente video "Proceso Administrativo (Fases y Etapas)- Administración- Educacitina" https://www.youtube.com/watch?v=PcuLdqG8QxE
Para comprender el tema del proceso administrativo, es recomendable que revises el siguiente video "Proceso Administrativo (Fases y Etapas)- Administración- Educacitina" https://www.youtube.com/watch?v=PcuLdqG8QxE
2.1 La planeación orientada a la PYME
Como se observó, la planeación es la etapa que pertenece a la fase mecánica, que indica la parte en que se determinan las formas en que se espera que se realicen las acciones dirigidas a un objetivo.
Planeación: fijar un curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarias para su realización (Reyes, 2011, p. 165).
La acción de planear es describir lo que se espera y qué pasos se seguirán para lograr el fin. Esta etapa es llevada a cabo por los directivos en particular, en las PYMES, la realizan los dueños de la empresa, de ahí la importancia de que tengan clara la teoría administrativa.
La importancia de planear es anticiparse a escenarios futuros, determinando cursos de acción que permitan cumplir con el objetivo estipulado y disminuir la incertidumbre.
Para planear adecuadamente, se requiere establecer objetivos medibles y que tengan una fecha de cumplimiento, para lo cual es necesario que se desarrollen programas, procedimientos, presupuestos y proyectos, siempre guiados por una serie de políticas organizacionales. Los planes se deben monitorear constantemente, vigilar su acatamiento; éste “se mide por el monto de su contribución a los objetivos” (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 112).
OBJETIVOS
La parte medular de la planeación son los objetivos, pues en torno a ellos se realizará el plan y una serie de estrategias para que se cumplan.
Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirige la actividad (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 115).
Los objetivos no son lo mismo que las metas, aunque en muchas ocasiones se les usa indistintamente. Cuando se habla de objetivos es cuando se tiene una pretensión integral o general; este caso, que pretende alcanzar una meta en la PyME, es local o departamental, pues son logros esperados en determinada área funcional, donde una serie de metas pueden ir encaminadas al logro del objetivo.
PROGRAMAS
Para el alcance de los objetivos planteados, se requiere desarrollar un programa que describa las actividades, tiempos y recursos.
Programa: complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos que se deben emplear. (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 120).
Regularmente, se desarrollan programas principales que incluyen a toda la PyME; también existen programas secundarios que describen una acción en un departamento o equipo de trabajo
La parte medular de la planeación son los objetivos, pues en torno a ellos se realizará el plan y una serie de estrategias para que se cumplan.
Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirige la actividad (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 115).
Los objetivos no son lo mismo que las metas, aunque en muchas ocasiones se les usa indistintamente. Cuando se habla de objetivos es cuando se tiene una pretensión integral o general; este caso, que pretende alcanzar una meta en la PyME, es local o departamental, pues son logros esperados en determinada área funcional, donde una serie de metas pueden ir encaminadas al logro del objetivo.
PROGRAMAS
Para el alcance de los objetivos planteados, se requiere desarrollar un programa que describa las actividades, tiempos y recursos.
Programa: complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos que se deben emplear. (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 120).
Regularmente, se desarrollan programas principales que incluyen a toda la PyME; también existen programas secundarios que describen una acción en un departamento o equipo de trabajo
POLITICAS
En toda organización se espera el cumplimiento de objetivos con acciones que estén bajo lineamientos prestablecidos y que son aceptables de acuerdo con la filosofía de la empresa, estos lineamientos son las políticas.
Políticas: criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les corresponde tomar (Reyes, 2011, p. 168).
Para comprender mejor el concepto, se puede decir que las políticas son formas de hacer las cosas, la forma de conducirse dentro de la PyME y hacia los clientes o proveedores, estatutos de compra y venta, niveles de calidad productiva y de servicio, entre muchas otras.
Las políticas guiarán las acciones de los miembros de la empresa, tanto en su actuar como en la forma de trabajo. Por ejemplo, la política de puntualidad de los empleados, la entrega del producto al cliente o la política del cero desperdicio o de limpieza del área de trabajo, o el departamento de compras que requiere buscar al proveedor con mayor calidad en sus productos y con los precios más adecuados. Como éstas, se pueden mencionar muchas más.
Políticas: criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les corresponde tomar (Reyes, 2011, p. 168).
Para comprender mejor el concepto, se puede decir que las políticas son formas de hacer las cosas, la forma de conducirse dentro de la PyME y hacia los clientes o proveedores, estatutos de compra y venta, niveles de calidad productiva y de servicio, entre muchas otras.
Las políticas guiarán las acciones de los miembros de la empresa, tanto en su actuar como en la forma de trabajo. Por ejemplo, la política de puntualidad de los empleados, la entrega del producto al cliente o la política del cero desperdicio o de limpieza del área de trabajo, o el departamento de compras que requiere buscar al proveedor con mayor calidad en sus productos y con los precios más adecuados. Como éstas, se pueden mencionar muchas más.
PROCEDIMIENTOS
Procedimientos: son los planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa (Reyes, 2011, p. 172).
Los procedimientos también son entendidos como “guías de acción… que traspasan la línea departamental” (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 118), donde se los empleados se deben apegar a acciones preestablecidas y estandarizadas que han de aplicarse de manera general en la PyME.
El procedimiento puede presentarse a través de un flujograma, tal como se realiza en el Gobierno Federal, al hacer la entrega de equipos de telefonía, indicando qué hacer en determinadas situaciones. En este caso, reparar el equipo de telefonía celular.
Procedimientos: son los planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa (Reyes, 2011, p. 172).
Los procedimientos también son entendidos como “guías de acción… que traspasan la línea departamental” (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 118), donde se los empleados se deben apegar a acciones preestablecidas y estandarizadas que han de aplicarse de manera general en la PyME.
El procedimiento puede presentarse a través de un flujograma, tal como se realiza en el Gobierno Federal, al hacer la entrega de equipos de telefonía, indicando qué hacer en determinadas situaciones. En este caso, reparar el equipo de telefonía celular.
Como se observa, éste es un procedimiento a seguir por los funcionarios públicos a los que se asignó un equipo celular, indicando qué deben hacer en caso de que se descomponga el equipo para que no haya duda de qué se debe hacer en determinado caso. El procedimiento facilita las acciones para todo el personal de la empresa, homogeneizando las acciones a seguir.
En el caso de las PyME, la descripción de los procedimientos a través de flujogramas también es de utilidad, ya que de manera clara y sencilla se tienen sentadas las condiciones en que se deben realizar las actividades, además de que en caso de rotación de personal, los nuevos empleados comprenderán con mayor facilidad los procesos a seguir a partir de la lectura de flujogramas de procedimientos, lo que agiliza la productividad.
PRESUPUESTO
Es común que directivos de las PyME mexicanas no estimen los gastos, inversiones, el tiempo de manera clara en papel, o tal vez sí lo hacen, pero de manera desordenada, por lo que es necesario que se plantee la necesidad de integrar un presupuesto, al menos financiero, de las acciones a tomar por parte de los directivos.
Presupuesto: es la expresión de resultados esperados en términos numéricos […] Puede expresarse ya sea en términos financieros o en términos horas-hombre, unidades de producto, horas-máquina, o cualquier otro término numérico mesurable (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 121).
Contar con presupuestos en las PyME sirve para visualizar lo que se tiene y lo que se espera tener en un futuro, lo que permitirá prevenir acciones de manera anticipada y así tomar decisiones de manera asertiva; además, hace consciente al directivo de la estabilidad de la empresa
Proyectos
Para apoyar los presupuestos, es conveniente realizar proyectos, esta acción es definida por la Real Academia Española (2015) como:
“Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva”.
Un proyecto puede estar dado como una serie de acciones para que se cumplan determinadas metas a futuro o en materia financiera; se puede entender como la extrapolación de una realidad numérica presente hacia una realidad futura y, tal vez, haciendo el indicativo de las acciones para lograr el cometido planteado.
Organización: es el proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deban efectuar, con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se ejecuten sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles (Sheldon, en Reyes, 2011, p. 211).
Para organizar, se debe identificar los elementos que se requieren para dar cumplimiento al plan prestablecido que permita lograr el objetivo planteado, de esta manera, la organización integrará recursos humanos, financieros, físicos, etcétera, indicando cómo se debe hacer determinada acción.
División del trabajo
Una de las grandes fallas organizacionales dentro de las PyME es la complejidad del trabajo; es decir, que una persona sea multitareas, lo que no es malo; por el contrario, es una forma de trabajo que permite determinada holgura para el directivo en caso de que alguno de sus empleados falte, pero también es conveniente la especialización para realizar las cosas con exactitud, calidad y prontitud.
La división del trabajo es la sectorización de actividades de todo el proceso productivo, de tal manera que cada trabajador realizará una actividad en particular durante toda su jornada de trabajo, por lo que se volverá especialista en esa etapa productiva; a esto se la llama especialización.
La utilidad de la especialización a través de la división del trabajo es la rapidez de la producción, porque el empleado se vuelve experto en una sola actividad.
Coordinación
Cuando se habla de división de tareas a lo largo de la cadena productiva, se estarán generando nuevos puestos de trabajo, que conviene ubicar en un organigrama para dar forma a la estructura de la empresa. Es necesario que se indique la jerarquía y los límites de autoridad para mantener la unidad de mando.
Es importante visualizar a la PyME, ya que no tiene demasiados miembros trabajando y a menudo no cuenta con un organigrama, ni una especificación de puestos y funciones, por lo que se llega a perder el control de la producción debido a conflictos internos; de ahí la importancia de asignar actividades, rangos jerárquicos y definir niveles de autoridad a través de la generación de organigramas.
Existen organigramas, verticales, horizontales, escalares, circulares, que contienen la misma información, pero están representados de diferente forma; esto dependerá de la decisión del directivo, que elegirá la que mejor considere a su gusto.
Dirección: “el proceso de influir sobre las personas para que realicen en forma entusiasta el logro de las metas de la organización” (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 508).
Esa influencia tiene que ir de la mano con el liderazgo y no con el autoritarismo, para lo que es necesario que conozca a su personal, que se conozca a sí mismo y que se maneje con humanidad respecto a todos los miembros de la empresa.
Toma de decisiones
Es difícil determinar una metodología para tomar decisiones óptimas, porque hay toda una serie de elementos a considerar, como las circunstancias internas y externas, el ambiente, los costos, el personal, nuevas tecnologías, competencia; sólo hay algo que guía al directivo que toma la decisión, y es el objetivo que se busca.
La toma de decisiones es elegir la mejor opción, entre diversas alternativas, que provoque el cumplimiento del objetivo.
En todo momento se toman decisiones, de mayor o menor impacto, pero se hacen elecciones; de igual forma se hace dentro de una PyME, pero cuando se habla de involucrar bienes, personal, considerar el ambiente, personalidades, economía local, etcétera, entonces se comprometen muchos elementos, de tal forma que el compromiso es mucho mayor y la toma de decisiones es delicada.
La toma de decisiones requiere hacerse a través de la eliminación de alternativas que posiblemente permitan cumplir el objetivo, pero no todas son las idóneas, por lo que se tiene que descartar las que sean complicadas o costosas. Cuando se esté haciendo la eliminación de alternativas, es necesario buscar quedarse con una alternativa ideal y con una que sea suplementaria de la primera, para siempre tener un plan alterno ante cualquier eventualidad, de ahí la importancia de tener presente la contingencia.
Integración
Cuando se habla de integración dentro del tema de dirección, surge la duda de saber qué se debe integrar. Se sabe que las PyME tienen recursos financieros, humanos, materiales, tecnológicos, físicos, por lo que el directivo de la empresa tiene que coordinar los recursos para que se encamine al logro de los objetivos planeados.
Integración “es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social” (Reyes, 2011, p. 256). Por lo tanto, es muy importante la función de acomodar los recursos materiales con los recursos humanos, y a estos últimos colocarlos en el puesto indicado para que en una total combinación y coordinación se cumpla el objetivo inicial.
Motivación
Motivación: es un estado interno que da energía, activa o mueve y que dirige o canaliza la conducta hacia metas […] mientras que los motivadores son las cosas que inducen conductas en una persona (Koontz y O’Donnell, 2013, pp. 530-531).
El análisis de la motivación viene desde la aportación de la pirámide de jerarquía de las necesidades de Maslow, porque considera que todo individuo tiene necesidades básicas que cubrir, como las fisiológicas, después las de seguridad, sociales, estima y autorrealización. Que un empleado no tenga cubiertas sus necesidades presentará condiciones de insatisfacción, que a su vez generarán un clima organizacional de tedio, angustia, conflicto, etcétera.
Por lo anterior, los directivos pueden apoyar al trabajador a cubrir sus necesidades en toda índole; así, ese personal reflejará su bienestar en la productividad en el trabajo, pues no se espera que agradezca o pague por los beneficios obtenidos, sino que, si se tienen cubiertas las necesidades básicas, entonces trabajará menos preocupado, más sano y más productivo, que es lo esperado.
Comunicación
Toda organización va formando una cadena de información a lo largo y ancho; pero muchas veces, en las PyME, estas cadenas no están bien definidas o en algún punto queda interrumpida la información, por lo que es conveniente desarrollar un procedimiento de comunicación para hacer llegar todos los datos a las personas indicadas dentro y fuera de la empresa.
Comunicación: es un proceso por virtud del cual nuestros conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros (Reyes, 2011, p. 312).
La comunicación en la PyME se debe dar en forma bidireccional; es decir, de arriba hacia abajo; que el directivo tenga la nobleza de intercambiar comentarios con el personal operativo en beneficio de la empresa, y de abajo hacia arriba, para que los empleados operativos tengan la confianza de emitir comentarios al directivo. A esta comunicación se le conoce como comunicación de puertas abiertas. También hay que considerar si será comunicación formal, escrita y a través de formatos determinados, como memorándums, oficios, circulares, o si sólo será verbal, si será en papel o por correo electrónico.
Una comunicación efectiva sirve para que los directivos estén enterados de lo que sucede en la empresa, los conflictos, las inconformidades, las irregularidades o los aciertos que se han generado. Dicha comunicación deberá ser interpretada, ya que no sólo será de manera oral, sino también escrita y no verbal, por lo que el directivo se tiene que sensibilizar para observar e interpretar.
Autoridad
Cuando se habla de dirección, indiscutiblemente se habla de autoridad, porque en muchas ocasiones el directivo no tiene la capacidad de emitir órdenes de manera natural; sin embargo, se ostenta bajo el nombramiento de directivo que les da la empresa, y sólo así logra imponer la voluntad, entonces se está hablando de autoridad.
Autoridad: “es la facultad o derecho de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido por otros”, que no es lo mismo que el mando, pues éste es “la autoridad puesta en acto” (Reyes, 2011, p. 316).
Si se analizan los conceptos anteriores, se puede identificar la autoridad como la facultad de mandar, y el mando como ejercer autoridad, por lo que en muchas empresas se puede ver personas que, sin tener un rango de poder, tienen la capacidad de ser obedecidas por gran parte del personal; esto se debe a la capacidad de mando que tienen.
Delegación
Uno de los grandes problemas es que los directivos de las pequeñas empresas quieren hacer todas las funciones para que estén bien hechas porque no tienen confianza en sus empleados, y se cargan de responsabilidades y saturan su tiempo, lo que provoca cansancio, estrés y poca asertividad.
Delegación: delegar es dar a otra persona nuestra autoridad y responsabilidad, para que haga nuestras veces (Reyes, 2011, p. 337).
Los directivos de las PyME tienen la necesidad de delegar responsabilidades y autoridad, y comprender que no pueden hacer todo ellos mismos y que no siempre pueden estar para autorizar, por lo que se requiere hacer una división del trabajo, asignando funciones determinadas, estableciendo un rango en el organigrama y dotando al puesto con determinada autoridad y responsabilidad.
Liderazgo
Para que una organización funcione de manera adecuada, hay que tomar en cuenta el valor del recurso humano que trabaja en la PyME, porque ese personal se debe encontrar en condiciones de seguridad laboral, motivado, respaldado, en un ambiente limpio y sano, pero ¿cómo se puede lograr esto? Recordemos que la toma de decisiones la hacen los directivos de la empresa, por lo que para brindar los beneficios que demandan los empleados, los directivos tienen que considerar bajo qué condiciones va a trabajar su personal, porque las condiciones antes mencionadas provocarán que los empleados sean más productivos.
Liderazgo: es la influencia, como el arte o proceso de influir sobre las personas para que intenten con buena disposición y entusiasmo lograr metas de grupo.
Cuando se han establecido los objetivos y se han desarrollado los planes, es necesario que el directivo de la PyME mida el avance que se ha tenido con la aplicación de los planes, por lo que para esta etapa se aplica una serie de herramientas de medición que permitan hacer un comparativo del avance de la empresa y, en la medida en que se vea el desarrollo, se irán modificando los planes, de ahí la importancia de la flexibilidad en la planeación, ya que va de la mano con el control.
Control: “es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes” (Reyes, 2011, p. 355).
El control se debe dar a lo largo de todo el proceso administrativo, no sólo al final, porque la intención es que se corrijan en tiempo los planes y proyectos desarrollados.
Estándares
Cuando se tiene el objetivo definido y se ha puesto en marcha un plan que brindará la oportunidad de alcanzarlo, entonces se requiere formalizar numéricamente el desempeño de la PyME, por lo que se tienen que hacer planteamientos supuestos de lo que se espera en determinado tiempo y bajo qué condiciones. Los estándares deben ser flexibles ante las condiciones de incertidumbre del contexto, por lo que debe hacerse una buena previsión antes de diseñar el plan.
Los estándares son estimaciones empíricas de lo esperado (Reyes, 2011, p. 337).
Dichos estándares son medidas de control para la organización estudiada, de ahí su importancia en esta etapa de verificación de desviaciones del plan.
Medición de resultados
El control se apoyará en las mediciones; deben darse a lo largo de toda la empresa y en todos los niveles, porque la dirección necesita saber el beneficio obtenido en las ventas, el nivel de producción del mes, la satisfacción del cliente, el bienestar del empleado, entre otras.
Como se observa, no sólo se miden cifras, sino también la calidad, por lo que esta medición de resultados será cuantitativa y cualitativa, considerando elaborar herramientas para que puedan ser interpretadas.
Comparación
Las herramientas diseñadas para medir el desempeño o avance de la empresa deben realizarse con la intención de comparar condiciones de una fecha determinada contra las condiciones de otra fecha para determinar si la PyME se desarrolló o no.
Esta tabla muestra cómo se compara la producción de tortillas durante 2015 en relación con los mismos meses del año 2014. Se arrojan diferencias contundentes positivas y negativas. Elaborar tablas en Excel resulta mucho más sencillo para muchos directivos de PyME, contrario a lo que ocurre con algunas otras herramientas que requieren un manejo más detallado de la función administrativa.
Por otra parte, existen controles más conocidos, pero poco usados en las PyME, como las gráficas de Gantt, técnica PERT, trazo de red, etcétera, cuyo manejo requiere de un análisis a detalle para ser aplicado a la empresa.
Detección de desviaciones
Cuando se tienen los resultados a través de las herramientas de medición ya comparadas, se puede hacer un análisis de los resultados, deduciendo las causas de por qué en el mes de enero de 2015 bajó la producción respecto al año pasado, arrojando información tal vez de economía nacional, tal como el alza de precios de la canasta básica o la baja capacidad de compra de los mexicanos, como muchas otras inferencias que se pueden hacer; eso dependerá de la PyME analizada.
Corrección de desviaciones
Cuando se ha ubicado la falla en la productividad, como en el caso anterior, donde los picos de pérdidas hablan de las circunstancias socioeconómicas, tal vez se hayan hecho detecciones de situaciones internas que suceden en la PyME y que dependen directamente de las decisiones tomadas por los directivos o por acciones de su personal; entonces, con esta información, se tiene la oportunidad de redireccionar los planes establecidos, porque se detectan fallas tal vez estructurales o en la planeación como tal.
Retroalimentación
¿Por qué falla el proyecto?
En una PyME, la mayoría de las veces sucede porque los directivos no tienen bagaje administrativo y ponen en marcha negocios de manera empírica. “Los planes pueden llegar a fallar y pueden ocurrir desviaciones negativas cuando las personas nombradas para puestos de administración carecen de los antecedentes necesarios” (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 709).
Por otra parte, también se atañe esa falla al entorno, que realmente son circunstancias fuera del alcance del directivo de la empresa. Por correctos que sean los planes, muchas veces la economía viene a la baja o se presentan sucesos políticos o sociales que no están en manos del directivo, lo que echa abajo el proyecto de desarrollo de la PyME.
Cierre
Tras haber comprendido el proceso administrativo con todas sus particularidades, ha quedado claro que las empresas mexicanas tienen una enorme necesidad de que sus directivos se enfrenten a la implementación de la teoría del proceso administrativo, que si bien es de enorme utilidad, no es un modelo a seguir, sino más bien un respaldo teórico que ayudará al directivo a entender en qué está fallando la PyME, qué le falta implementar, qué debe eliminar.
El proceso administrativo debe ser visto como una herramienta dentro de la administración, ya que difícilmente todas las empresas encuadrarían en un ‘modelo’.
En el caso de las PyME, la descripción de los procedimientos a través de flujogramas también es de utilidad, ya que de manera clara y sencilla se tienen sentadas las condiciones en que se deben realizar las actividades, además de que en caso de rotación de personal, los nuevos empleados comprenderán con mayor facilidad los procesos a seguir a partir de la lectura de flujogramas de procedimientos, lo que agiliza la productividad.
PRESUPUESTO
Es común que directivos de las PyME mexicanas no estimen los gastos, inversiones, el tiempo de manera clara en papel, o tal vez sí lo hacen, pero de manera desordenada, por lo que es necesario que se plantee la necesidad de integrar un presupuesto, al menos financiero, de las acciones a tomar por parte de los directivos.
Presupuesto: es la expresión de resultados esperados en términos numéricos […] Puede expresarse ya sea en términos financieros o en términos horas-hombre, unidades de producto, horas-máquina, o cualquier otro término numérico mesurable (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 121).
Contar con presupuestos en las PyME sirve para visualizar lo que se tiene y lo que se espera tener en un futuro, lo que permitirá prevenir acciones de manera anticipada y así tomar decisiones de manera asertiva; además, hace consciente al directivo de la estabilidad de la empresa
Proyectos
Para apoyar los presupuestos, es conveniente realizar proyectos, esta acción es definida por la Real Academia Española (2015) como:
“Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva”.
Un proyecto puede estar dado como una serie de acciones para que se cumplan determinadas metas a futuro o en materia financiera; se puede entender como la extrapolación de una realidad numérica presente hacia una realidad futura y, tal vez, haciendo el indicativo de las acciones para lograr el cometido planteado.
2.2. Organización orientada a la PyME
La segunda etapa de la planeación es la organización, en la cual algunos autores reconocen que va implícita la integración, que es una etapa más que no se contempla en nuestro apartado.Organización: es el proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deban efectuar, con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se ejecuten sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles (Sheldon, en Reyes, 2011, p. 211).
La organización e integración de recursos para cumplir el objetivo
Para organizar, se debe identificar los elementos que se requieren para dar cumplimiento al plan prestablecido que permita lograr el objetivo planteado, de esta manera, la organización integrará recursos humanos, financieros, físicos, etcétera, indicando cómo se debe hacer determinada acción.
División del trabajo
Una de las grandes fallas organizacionales dentro de las PyME es la complejidad del trabajo; es decir, que una persona sea multitareas, lo que no es malo; por el contrario, es una forma de trabajo que permite determinada holgura para el directivo en caso de que alguno de sus empleados falte, pero también es conveniente la especialización para realizar las cosas con exactitud, calidad y prontitud.
La división del trabajo es la sectorización de actividades de todo el proceso productivo, de tal manera que cada trabajador realizará una actividad en particular durante toda su jornada de trabajo, por lo que se volverá especialista en esa etapa productiva; a esto se la llama especialización.
La utilidad de la especialización a través de la división del trabajo es la rapidez de la producción, porque el empleado se vuelve experto en una sola actividad.
Coordinación
Cuando se habla de división de tareas a lo largo de la cadena productiva, se estarán generando nuevos puestos de trabajo, que conviene ubicar en un organigrama para dar forma a la estructura de la empresa. Es necesario que se indique la jerarquía y los límites de autoridad para mantener la unidad de mando.
Es importante visualizar a la PyME, ya que no tiene demasiados miembros trabajando y a menudo no cuenta con un organigrama, ni una especificación de puestos y funciones, por lo que se llega a perder el control de la producción debido a conflictos internos; de ahí la importancia de asignar actividades, rangos jerárquicos y definir niveles de autoridad a través de la generación de organigramas.
Existen organigramas, verticales, horizontales, escalares, circulares, que contienen la misma información, pero están representados de diferente forma; esto dependerá de la decisión del directivo, que elegirá la que mejor considere a su gusto.
2.3. Dirección orientada a la PyME
La dirección de una PyME debe ser consciente de la situación de la empresa que se va a establecer o que ya está establecida, pues, como dice Fayol, la dirección trata de hacer funcionar a un organismo social ya establecido (empresa) (Reyes, 2011, p. 306) y hacia dónde la quiere encaminar, por lo que es vital que como líder tenga la información necesaria para tomar decisiones, integrar recursos de toda índole, motivar a su personal, a través de comunicación eficiente, destacando su autoridad a lo largo de toda la estructura, pero también que sea capaz de delegar responsabilidades para que ese mecanismo llamado empresa funcione de acuerdo a los deseos de ese directivo.Dirección: “el proceso de influir sobre las personas para que realicen en forma entusiasta el logro de las metas de la organización” (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 508).
Esa influencia tiene que ir de la mano con el liderazgo y no con el autoritarismo, para lo que es necesario que conozca a su personal, que se conozca a sí mismo y que se maneje con humanidad respecto a todos los miembros de la empresa.
Toma de decisiones
Es difícil determinar una metodología para tomar decisiones óptimas, porque hay toda una serie de elementos a considerar, como las circunstancias internas y externas, el ambiente, los costos, el personal, nuevas tecnologías, competencia; sólo hay algo que guía al directivo que toma la decisión, y es el objetivo que se busca.
La toma de decisiones es elegir la mejor opción, entre diversas alternativas, que provoque el cumplimiento del objetivo.
En todo momento se toman decisiones, de mayor o menor impacto, pero se hacen elecciones; de igual forma se hace dentro de una PyME, pero cuando se habla de involucrar bienes, personal, considerar el ambiente, personalidades, economía local, etcétera, entonces se comprometen muchos elementos, de tal forma que el compromiso es mucho mayor y la toma de decisiones es delicada.
La toma de decisiones requiere hacerse a través de la eliminación de alternativas que posiblemente permitan cumplir el objetivo, pero no todas son las idóneas, por lo que se tiene que descartar las que sean complicadas o costosas. Cuando se esté haciendo la eliminación de alternativas, es necesario buscar quedarse con una alternativa ideal y con una que sea suplementaria de la primera, para siempre tener un plan alterno ante cualquier eventualidad, de ahí la importancia de tener presente la contingencia.
Integración
Cuando se habla de integración dentro del tema de dirección, surge la duda de saber qué se debe integrar. Se sabe que las PyME tienen recursos financieros, humanos, materiales, tecnológicos, físicos, por lo que el directivo de la empresa tiene que coordinar los recursos para que se encamine al logro de los objetivos planeados.
Integración “es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social” (Reyes, 2011, p. 256). Por lo tanto, es muy importante la función de acomodar los recursos materiales con los recursos humanos, y a estos últimos colocarlos en el puesto indicado para que en una total combinación y coordinación se cumpla el objetivo inicial.
Motivación
Motivación: es un estado interno que da energía, activa o mueve y que dirige o canaliza la conducta hacia metas […] mientras que los motivadores son las cosas que inducen conductas en una persona (Koontz y O’Donnell, 2013, pp. 530-531).
El análisis de la motivación viene desde la aportación de la pirámide de jerarquía de las necesidades de Maslow, porque considera que todo individuo tiene necesidades básicas que cubrir, como las fisiológicas, después las de seguridad, sociales, estima y autorrealización. Que un empleado no tenga cubiertas sus necesidades presentará condiciones de insatisfacción, que a su vez generarán un clima organizacional de tedio, angustia, conflicto, etcétera.
Por lo anterior, los directivos pueden apoyar al trabajador a cubrir sus necesidades en toda índole; así, ese personal reflejará su bienestar en la productividad en el trabajo, pues no se espera que agradezca o pague por los beneficios obtenidos, sino que, si se tienen cubiertas las necesidades básicas, entonces trabajará menos preocupado, más sano y más productivo, que es lo esperado.
Comunicación
Toda organización va formando una cadena de información a lo largo y ancho; pero muchas veces, en las PyME, estas cadenas no están bien definidas o en algún punto queda interrumpida la información, por lo que es conveniente desarrollar un procedimiento de comunicación para hacer llegar todos los datos a las personas indicadas dentro y fuera de la empresa.
Comunicación: es un proceso por virtud del cual nuestros conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros (Reyes, 2011, p. 312).
La comunicación en la PyME se debe dar en forma bidireccional; es decir, de arriba hacia abajo; que el directivo tenga la nobleza de intercambiar comentarios con el personal operativo en beneficio de la empresa, y de abajo hacia arriba, para que los empleados operativos tengan la confianza de emitir comentarios al directivo. A esta comunicación se le conoce como comunicación de puertas abiertas. También hay que considerar si será comunicación formal, escrita y a través de formatos determinados, como memorándums, oficios, circulares, o si sólo será verbal, si será en papel o por correo electrónico.
Una comunicación efectiva sirve para que los directivos estén enterados de lo que sucede en la empresa, los conflictos, las inconformidades, las irregularidades o los aciertos que se han generado. Dicha comunicación deberá ser interpretada, ya que no sólo será de manera oral, sino también escrita y no verbal, por lo que el directivo se tiene que sensibilizar para observar e interpretar.
Autoridad
Cuando se habla de dirección, indiscutiblemente se habla de autoridad, porque en muchas ocasiones el directivo no tiene la capacidad de emitir órdenes de manera natural; sin embargo, se ostenta bajo el nombramiento de directivo que les da la empresa, y sólo así logra imponer la voluntad, entonces se está hablando de autoridad.
Autoridad: “es la facultad o derecho de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido por otros”, que no es lo mismo que el mando, pues éste es “la autoridad puesta en acto” (Reyes, 2011, p. 316).
Si se analizan los conceptos anteriores, se puede identificar la autoridad como la facultad de mandar, y el mando como ejercer autoridad, por lo que en muchas empresas se puede ver personas que, sin tener un rango de poder, tienen la capacidad de ser obedecidas por gran parte del personal; esto se debe a la capacidad de mando que tienen.
Delegación
Uno de los grandes problemas es que los directivos de las pequeñas empresas quieren hacer todas las funciones para que estén bien hechas porque no tienen confianza en sus empleados, y se cargan de responsabilidades y saturan su tiempo, lo que provoca cansancio, estrés y poca asertividad.
Delegación: delegar es dar a otra persona nuestra autoridad y responsabilidad, para que haga nuestras veces (Reyes, 2011, p. 337).
Los directivos de las PyME tienen la necesidad de delegar responsabilidades y autoridad, y comprender que no pueden hacer todo ellos mismos y que no siempre pueden estar para autorizar, por lo que se requiere hacer una división del trabajo, asignando funciones determinadas, estableciendo un rango en el organigrama y dotando al puesto con determinada autoridad y responsabilidad.
Liderazgo
Para que una organización funcione de manera adecuada, hay que tomar en cuenta el valor del recurso humano que trabaja en la PyME, porque ese personal se debe encontrar en condiciones de seguridad laboral, motivado, respaldado, en un ambiente limpio y sano, pero ¿cómo se puede lograr esto? Recordemos que la toma de decisiones la hacen los directivos de la empresa, por lo que para brindar los beneficios que demandan los empleados, los directivos tienen que considerar bajo qué condiciones va a trabajar su personal, porque las condiciones antes mencionadas provocarán que los empleados sean más productivos.
Liderazgo: es la influencia, como el arte o proceso de influir sobre las personas para que intenten con buena disposición y entusiasmo lograr metas de grupo.
2.4. Control orientado a la PyME
Cuando se han establecido los objetivos y se han desarrollado los planes, es necesario que el directivo de la PyME mida el avance que se ha tenido con la aplicación de los planes, por lo que para esta etapa se aplica una serie de herramientas de medición que permitan hacer un comparativo del avance de la empresa y, en la medida en que se vea el desarrollo, se irán modificando los planes, de ahí la importancia de la flexibilidad en la planeación, ya que va de la mano con el control.Control: “es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes” (Reyes, 2011, p. 355).
El control se debe dar a lo largo de todo el proceso administrativo, no sólo al final, porque la intención es que se corrijan en tiempo los planes y proyectos desarrollados.
Estándares
Cuando se tiene el objetivo definido y se ha puesto en marcha un plan que brindará la oportunidad de alcanzarlo, entonces se requiere formalizar numéricamente el desempeño de la PyME, por lo que se tienen que hacer planteamientos supuestos de lo que se espera en determinado tiempo y bajo qué condiciones. Los estándares deben ser flexibles ante las condiciones de incertidumbre del contexto, por lo que debe hacerse una buena previsión antes de diseñar el plan.
Los estándares son estimaciones empíricas de lo esperado (Reyes, 2011, p. 337).
Dichos estándares son medidas de control para la organización estudiada, de ahí su importancia en esta etapa de verificación de desviaciones del plan.
Medición de resultados
El control se apoyará en las mediciones; deben darse a lo largo de toda la empresa y en todos los niveles, porque la dirección necesita saber el beneficio obtenido en las ventas, el nivel de producción del mes, la satisfacción del cliente, el bienestar del empleado, entre otras.
Como se observa, no sólo se miden cifras, sino también la calidad, por lo que esta medición de resultados será cuantitativa y cualitativa, considerando elaborar herramientas para que puedan ser interpretadas.
Comparación
Las herramientas diseñadas para medir el desempeño o avance de la empresa deben realizarse con la intención de comparar condiciones de una fecha determinada contra las condiciones de otra fecha para determinar si la PyME se desarrolló o no.
Esta tabla muestra cómo se compara la producción de tortillas durante 2015 en relación con los mismos meses del año 2014. Se arrojan diferencias contundentes positivas y negativas. Elaborar tablas en Excel resulta mucho más sencillo para muchos directivos de PyME, contrario a lo que ocurre con algunas otras herramientas que requieren un manejo más detallado de la función administrativa.
Cuando se tienen los resultados a través de las herramientas de medición ya comparadas, se puede hacer un análisis de los resultados, deduciendo las causas de por qué en el mes de enero de 2015 bajó la producción respecto al año pasado, arrojando información tal vez de economía nacional, tal como el alza de precios de la canasta básica o la baja capacidad de compra de los mexicanos, como muchas otras inferencias que se pueden hacer; eso dependerá de la PyME analizada.
Corrección de desviaciones
Cuando se ha ubicado la falla en la productividad, como en el caso anterior, donde los picos de pérdidas hablan de las circunstancias socioeconómicas, tal vez se hayan hecho detecciones de situaciones internas que suceden en la PyME y que dependen directamente de las decisiones tomadas por los directivos o por acciones de su personal; entonces, con esta información, se tiene la oportunidad de redireccionar los planes establecidos, porque se detectan fallas tal vez estructurales o en la planeación como tal.
Retroalimentación
¿Por qué falla el proyecto?
En una PyME, la mayoría de las veces sucede porque los directivos no tienen bagaje administrativo y ponen en marcha negocios de manera empírica. “Los planes pueden llegar a fallar y pueden ocurrir desviaciones negativas cuando las personas nombradas para puestos de administración carecen de los antecedentes necesarios” (Koontz y O’Donnell, 2013, p. 709).
Por otra parte, también se atañe esa falla al entorno, que realmente son circunstancias fuera del alcance del directivo de la empresa. Por correctos que sean los planes, muchas veces la economía viene a la baja o se presentan sucesos políticos o sociales que no están en manos del directivo, lo que echa abajo el proyecto de desarrollo de la PyME.
Cierre
Tras haber comprendido el proceso administrativo con todas sus particularidades, ha quedado claro que las empresas mexicanas tienen una enorme necesidad de que sus directivos se enfrenten a la implementación de la teoría del proceso administrativo, que si bien es de enorme utilidad, no es un modelo a seguir, sino más bien un respaldo teórico que ayudará al directivo a entender en qué está fallando la PyME, qué le falta implementar, qué debe eliminar.
El proceso administrativo debe ser visto como una herramienta dentro de la administración, ya que difícilmente todas las empresas encuadrarían en un ‘modelo’.
UNIDAD 3. Áreas funcionales de la PYME
Presentación:
Con el estudio de las funciones de las diferentes áreas de la empresa, detectarás las actividades específicas que realizan y podrás trasladar ese conocimiento teórico hacia la realidad de una PyME, donde podrás identificar las actividades y separarlas por áreas para reconocer a la empresa a partir de áreas funcionales específicas.
Por otra parte, esta unidad describe los retos que se presentan a las PyME, pues se plantean conceptos clave que te ayudarán a determinar la situación empresarial actual, que te permita proyectar acciones para enfrentar los desafíos a través de planes encaminados al logro de un objetivo que debes tener bien definido.
En las PYMES, es común:
- No definir las áreas funcionales, debido al escaso personal administrativo o falta de conocimiento de las funciones de cada área.
- No definir las funciones de acuerdo a las áreas, si no que muchas veces las realiza el mismo directivo o gerente, y delega poco a poco responsabilidades.
3.Áreas funcionales de la empresa PYME
Conviene analizar el tema de las áreas funcionales desde un enfoque de sistemas, ya que existe la necesidad de ver a la empresa como un todo y no sólo como la suma de las partes, como podría aparentar esta unidad, porque se abordará el estudio de las áreas funcionales que componen a una empresa
El manejar a las empresas como sistemas tiene la intención de comprender el porqué de la situación de la empresa; es necesario entender que los sistemas pueden ser cerrados; es decir, que no tienen interacción con otros elementos que se encuentran en el entorno; en cambio, el sistema abierto tiene una gran interrelación con el resto de los elementos que se encuentran en el entorno, intercambiando información, datos, personas, dinero, productos, tecnología, etcétera.
Cuando se habla de que la empresa está constituida por diversas áreas, se debe pensar en ellas como elementos que trabajan de manera particular, pero a su vez en conjunto con otros elementos, porque se genera un engranaje estructural que potencia el desarrollo de las actividades diarias con miras al cumplimiento de un objetivo final.
Perfil del consumidor
El consumidor se encuentra inmerso en un mercado, que en esta asignatura se denomina mercado meta; es a quien se tiene la intención de vender el bien o servicio. Ese mercado está compuesto de posibles compradores, por lo que es necesario hacer un análisis de las personas interesadas en comprar el producto. Como bien afirma Gorostieta y Jiménez, la investigación de mercados requiere “conocer quiénes son o pueden ser los consumidores o clientes potenciales; e identificar sus características” (2012, p. 104).
La finalidad de conocer los perfiles de los consumidores es tener claros sus gustos o necesidades y así brindar un producto o servicio que cubra sus necesidades. Si el producto está dotado de características específicas para cubrir una necesidad y, además, contiene elementos de buen gusto (tamaño, forma, color, etcétera), entonces el empresario estará motivando al consumidor a la compra de su producto.
Si uno de los elementos o, en este caso, si alguna de las áreas de la empresa no trabaja al unísono con el resto, entonces el engranaje dejará de funcionar, por eso la importancia de definir y delimitar funciones de los miembros de cada área, haciendo responsable a determinado personal de las actividades específicas correspondientes.
En México, las áreas dentro de una empresa también son conocidas como departamentos, los cuales son segmentados o delimitados de acuerdo a la especialidad que trabaja, tal como el área de Finanzas, que se especializa en llevar la contabilidad, manejo de recursos, entregando informes, reportes y estados financieros, pagando impuestos, etcétera; por otro lado, existe personal en la empresa cuya especialidad es la manufactura del bien, bajo especificaciones claras, que otro miembro de la empresa no sabe hacer.
El hecho de que la empresa esté dividida en grupos de personas que tienen una especialidad definida no quiere decir que no conozcan el proceso general de la empresa y el objetivo general de la empresa. Es primordial que el objetivo de la empresa quede claro para todos los empleados, porque respecto a este punto se guiarán los esfuerzos de todos los departamentos. A continuación, se presentan las áreas fundamentales que deben integrar a la empresa.
3.1. Mercadotecnia
El área de Mercadotecnia en muchas empresas también es conocida como Marketing o Ventas, aunque este último nombre refleja de manera acotada la verdadera función del departamento, ya que no sólo se dedica a vender un producto, sino que se compromete a realizar la tarea para que ese producto sea conocido por el cliente y lo adquiera. Se trata de poner énfasis en qué se va a vender, a quién, dónde y cómo.
Mercadotecnia: “es un sistema total de actividades de negocios ideado para planear productos satisfactores de necesidades, asignarles precios, promoverlos y distribuirlos a los mercados meta, a fin de lograr los objetivos de la organización” (Stanton, Etzel y Walker, en Rodríguez, 2013, p. 2).
Por otro lado, Kotler y Armstrong la definen como una “filosofía de dirección de marketing según la cual el logro de las metas de la organización depende de la determinación de las necesidades y deseos de los mercados meta y de la satisfacción de los deseos de forma más eficaz y eficiente que los competidores” (en Rodríguez, 2013, p. 9) que hace la diferencia entre la mercadotecnia y las ventas, porque se está preocupando por el mercado al que dirigirá el producto, indicando las preferencias de los clientes, las tendencias, la moda, la situación socioeconómica del entorno, además de que la mercadotecnia busca posicionar el producto en el mercado meta definido.
Perfil del consumidor
El consumidor se encuentra inmerso en un mercado, que en esta asignatura se denomina mercado meta; es a quien se tiene la intención de vender el bien o servicio. Ese mercado está compuesto de posibles compradores, por lo que es necesario hacer un análisis de las personas interesadas en comprar el producto. Como bien afirma Gorostieta y Jiménez, la investigación de mercados requiere “conocer quiénes son o pueden ser los consumidores o clientes potenciales; e identificar sus características” (2012, p. 104).
La finalidad de conocer los perfiles de los consumidores es tener claros sus gustos o necesidades y así brindar un producto o servicio que cubra sus necesidades. Si el producto está dotado de características específicas para cubrir una necesidad y, además, contiene elementos de buen gusto (tamaño, forma, color, etcétera), entonces el empresario estará motivando al consumidor a la compra de su producto.
Estrategia comercial
Tal vez el concepto de estrategia comercial no sea del todo claro, por lo que resulta conveniente definir en primer lugar a la estrategia, que de acuerdo con Wright et al., son “planes de los directivos superiores para obtener resultados compatibles con las misiones y objetivos de la organización” (Mintzberg, Ahlstrand y Lampel, 2007, p. 23). Ahora bien, si la estrategia que se pretende es comercial, entonces se habla de los planes que se dictarán para colocar el producto en el mercado indicado.
Las 4 P
Al hablar de la estrategia comercial evidentemente se habla de la mezcla de mercado, que no es otra cosa que el análisis de las 4 P, que constan del producto, precio, punto de venta y promoción, a través de las que, en combinación equilibrada y con base en el estudio de mercado, se logrará una comercialización del producto o servicio. Estos cuatro elementos siempre tienen que ir de la mano, considerando en todo momento el beneficio para el consumidor, que será el que elegirá pagar por ello o no.
Análisis de la competencia
Cuando se pretende lanzar al mercado un producto o servicio, es necesario hacer una investigación de la competencia, que son las empresas que ofrecen bienes o servicios iguales a los que se brindará o que son similares, por lo tanto, son sustitutos del bien o servicio.
Bajo la premisa de que un consumidor puede pagar por un bien o servicio de entre una gama de empresas que lo ofrecen a precios diferentes, se presenta la necesidad de analizar a esa competencia para saber cómo lleva a cabo sus procesos, sus estrategias, sus ofertas, descuentos, etcétera (benchmarking) y, a partir de esta información, determinar las estrategias que llevará a cabo empresa para hacer frente a la competencia.
Para las PyME mexicanas existe gran diversidad de competidores locales, nacionales y, con los tratados de libre comercio, competencia internacional, ante lo que tienen que plantear muy bien sus objetivos, determinando a qué mercado específico se desea llegar.
Segmentación de mercados
Es claro que una PyME difícilmente logre cubrir el mercado nacional, por lo que es necesario que sus productos sean específicos para determinado segmento de mercado, determinando a qué tipo de consumidores se quiere dirigir el producto o servicio.
La segmentación de mercado es entendida como un “proceso de dividir un mercado en segmentos o grupos identificables, más o menos similares y significativos, con el propósito de que el mercadólogo ajuste las mezclas de mercadotecnia a la medida de las necesidades de uno o más segmentos específicos” (Lamb, en Fernández y Aqueveque, 2001, p. 2).
Dividir el mercado permite dirigir los esfuerzos a cubrir necesidades específicas, por lo tanto, las características del producto que elabore la PyME serán idóneas para ese grupo de personas, ya que se identificarán los gustos y necesidades de determinado segmento de la población, como pueden ser adultos mayores, niños, adolescentes, mujeres, hombres, ya que cada conjunto de personas posee gustos particulares y similares entre sí.
Si la PyME tiene clara la necesidad que hay en su entorno y tiene la capacidad de producir un bien o servicio que cubra esos requerimientos, estará frente a un nicho de mercado que hay que atender, por lo que es una gran oportunidad de venta; de ahí la importancia de investigar a quién se le quiere vender.
Ventas
La venta es “toda actividad que se genera en los clientes el último impulso hacia el intercambio” (Gorostieta y Jiménez, 2012, p. 104). Como parte de las funciones del marketing están las ventas; en algunas empresas Ventas es un área funcional o departamento como tal, pero al considerarla así, como Ventas, su función queda muy acotada, ya que el área de Marketing contempla más funciones, como segmentar mercados, analizar la competencia, determinar precios, puntos de venta, canales de distribución, la forma en que se promoverá el producto, si se hará publicidad o no.
La función de ventas en las PyME tiene una particularidad, porque está en contacto directo con los consumidores finales, lo que le permite retroalimentarse con el gusto del comprador, ya que, al mantener una comunicación abierta el cliente, tiene la confianza de comentar lo que le gusta o disgusta del producto, y así el directivo de la PyME se podrá comprometer a mejorar el producto o, tal vez, adaptarlo a las necesidades de los consumidores.
Al realizar las ventas a través de los diferentes canales de distribución se tiene que manejar tiempos de entrega, embalaje, financiamiento y servicio de venta por parte de los vendedores, que muchas veces es lo que hace de un consumidor un cliente frecuente, por lo que la parte de recursos humanos tienen que estar capacitada en atención a clientes, porque es una función vital para la empresa.
Publicidad y promoción
Se entiende por publicidad “el método para enviar un mensaje de un patrocinador, a través de un canal de comunicación formal, a una audiencia deseada” (Russell y Lane, 1994, p. 27), como televisión, radio, Internet, revistas, anuncios espectaculares, entre otros, por los que se emite un pago determinado.
Dado que la publicidad puede resultar un medio caro para las PyME (televisión y radio), lo ideal es darse a conocer desde lo local, a través de la promoción del bien o servicio, a través de muestras gratis, anunciarse en un muro de Facebook, cupones u otros caminos que no provoquen un gasto para la empresa. Con la promoción, el anunciante tiene un alcance considerable de posibles clientes, ya que si el producto o servicio es bueno y se dio una muestra o demostración, se tiene la ventaja de la comunicación de boca en boca, que es la recomendación de un consumidor que probó el producto a otras personas.
Es importante que los directivos de las pequeñas y medianas empresas tengan claro que promover o, en su caso, publicitar bienes o servicios, les permitirá llegar a una mayor cantidad de consumidores, porque se alcanza un mayor rango de potenciales compradores.
3.2. Operaciones
Operaciones, también conocida en algunas empresas como Departamento de Producción, es el área donde se desarrollan y manufacturan los productos o los servicios que se ofrecen. Las operaciones inician desde el diseño del producto o, en su caso, con la forma en que se brindará el servicio para, posteriormente, crear el producto físicamente o brindar el servicio, realizando la manufactura con calidad desde el primer momento para evitar gastos por devoluciones.El área de operaciones es de vital importancia en las PyME porque es el centro de producción del bien o servicio, por lo que se debe poner énfasis en la calidad que se imprimirá al producto o servicio, que es lo que irá formando una imagen corporativa.
Organización de la producción
El área de producción debe contar con elementos que permitan manufacturar sus productos sin interrupciones del flujo de trabajo, por lo que se deben plantear programas de trabajo, definiendo tiempos de elaboración, recursos materiales y humanos que han de intervenir en cada proceso, y para que se dé esta organización, es necesario tener claras las 5 P de la producción
Las 5 P de la producción
Para que la producción se dé óptimamente en la empresa, se requiere que todos sus elementos estén dispuestos a colaborar, además de que se cuente con lo mínimamente necesario para llevar a cabo la función de producir, estos elementos son las 5 P de la producción.
Para que se cumplan los requerimientos de los productos o servicios, es necesario contar con la maquinaria y las instalaciones adecuadas para la manufactura del bien, considerando que el espacio donde se lleve a cabo esta función siempre se encuentre en condiciones salubres y, en lo posible, con la ergonomía adecuada a los trabajadores para evitar lesiones a corto o largo plazo.
En la mayoría de las PyME, el área de producción también es zona de recepción de materia prima, donde es necesario hacer la revisión de calidad y el buen estado de los materiales que se requieren para la transformación en el producto que manufactura la empresa y, en caso de tener defectos, inmediatamente tramitar la devolución del producto.
Para dar un seguimiento ordenado de los procesos, es necesario hacer una planeación de las actividades que se han de realizar, y la herramienta ideal para esta función de control es un flujograma.
Diagrama de flujo
El flujograma o diagrama de flujo es una manera gráfica de representar una serie de pasos, donde resulta más sencillo comprender un proceso en una sola vista, para lo cual es necesario comprender el significado de cada dibujo. A continuación se presenta.
Material de apoyo: Para comprender mejor, revisa el texto de Luis Alfredo Valdés Hernández, “Manual para la diagramación de procesos”, disponible en http://docencia.fca.unam.mx/~lvaldes/cal_pdf/cal18.pdf
3.3. Finanzas
Cuando las empresas tienen finanzas sanas, se optimiza el funcionamiento de la empresa en general, porque todas las instancias contarán con los recursos necesarios en el momento oportuno.El área de Finanzas contempla dos subáreas: la tesorería, que se encarga de la obtención del recurso y de la forma en que se asignará, y la contraloría, que se encarga de la parte contable, determinación de impuestos, emisión de estados financieros, etcétera.
Para toda empresa, el área de Finanzas resulta ser una de las funciones más difíciles, y para las PyME aún más, pues no se cuenta con el personal con el conocimiento en esta materia, por lo que es muy común que se subcontrate la parte contable a despachos privados que se encarguen de elaborar la contabilidad de la empresa, donde se determinará el pago de impuestos, dejando la responsabilidad al directivo de la empresa, sólo a su pago y presentación ante Hacienda.
Dentro del financiamiento debes tomar en cuenta diversos rubros que son fundamentales para el área financiera de una empresa, a continuación se abordarán estas cuestiones:
Obtención de recursos
La parte que le queda al directivo es la parte de la obtención de los recursos, que surgen de la cobranza de la venta a crédito o de contado que se haga de los bienes o servicios ofertados y, a partir de ahí, decidir en qué se gastará o invertirá el dinero.
Es necesario que se desarrollen planes de cobranza a partir de los tiempos límite de pago que les dan a los clientes de crédito; por otra parte, se requiere proyectar las ventas para determinar la cantidad de dinero de que se dispondrá en determinado periodo.
Producción de bienes o servicios
La manufactura de bienes o servicios requiere un análisis que considere aspectos como proyección de ventas, mercado meta, competencia, época del año (si es que se trata de un producto o servicio de temporada), la capacidad de producción, así como la inversión.
Si se tiene clara la inversión para la producción del bien o servicio considerando maquinaria, instalaciones, gastos, sueldos, materia prima, entonces se estará en disposición de poner en acción la producción.
Pero, ¿cuánto hay que producir? Es de vital importancia que se determine primero el mercado meta: ¿a qué cantidad de personas se dirige el producto o servicio?, y de esas personas, ¿cuántas tienen la capacidad económica para adquirirlo? Si ya se han considerado estos aspectos también se tienen que considerar los factores internos, como las políticas de inventarios. ¿Cuánto debe haber mínimo y máximo de stock?, ¿cuál es la capacidad productiva de la empresa? y ¿cuánto tiempo se tarda en elaborar el producto?
Los factores internos y externos antes mencionados se tienen que determinar para, entonces sí, proyectar la cantidad a vender en determinado periodo; por lo tanto, también se debe determinar la cantidad de producción. Esta información debe ser plasmada a través de planes de producción y tiene que ser avalada por el directivo de la empresa.
Pago de servicios e inversiones
A medida que se van realizando los planes de producción, se tienen que definir los aspectos de los insumos, porque para determinar el precio del producto se requiere hacer un análisis del costo de la materia prima, amortización de la maquinaria, de equipo de transporte, la renta, teléfono, insumos, luz, agua, sueldos, etcétera. Teniendo esta información plasmada en una tabla, entonces se considerará su pago a un plazo determinado para que en ningún momento se corte el suministro de lo necesario para producir el bien.
Manejo de utilidades obtenidas
Las PyME, como entidades económicas, emiten una declaración fiscal ante Hacienda, la cual es presentada con utilidad si acaso la empresa tuvo éxito en las ventas de su bien o servicio ofertado, pero puede presentar una pérdida si se consideró un fracaso su función empresarial.
En el escenario de que haya sido una utilidad, el directivo tiene la obligación de asignar el 10% de dicha utilidad a sus empleados, y un 90% para ser reinvertido si así lo desea; pero si el escenario es pesimista y ha caído en una pérdida, entonces la empresa no tiene razón de ser, y esto se debe a una serie de factores, como mala gestión, la calidad del producto, la competencia, la situación económica del país o tal vez de un poco de todo; de ahí la importancia de planear anticipadamente, contemplando escenarios, haciendo proyecciones y ajustando los planes a las nuevas circunstancias.
3.4. Recursos humanos
El recurso humano es considerado el factor más importante de toda empresa, ya que las personas son las que mueven y dan sentido a la empresa, son las que toman las decisiones, las que manipulan la maquinaria, las que venden los productos o compran insumos; el factor humano es la empresa, de ahí la importancia de elegir al mejor personal para ese puesto específico, por lo que se requiere hacer un correcto proceso de contratación para que la empresa cuente con el personal adecuado; para lograrlo, es necesario realizar un buen reclutamiento y posteriormente desarrollar al personal, lo que es vital para las PyME.Revisa los siguientes apartados:
Reclutamiento
Reclutamiento: “es el proceso de localizar e invitar a los solicitantes potenciales a solicitar las vacantes existentes o previstas” (Sherman: 1999, p. 93).
En esta etapa de integración del personal a la empresa, se busca conocer a los candidatos, sus objetivos, metas, preparación, experiencia, intereses, gustos. A la vez se busca que ellos conozcan y se interesen en la empresa, para crear un mutuo interés.
El reclutamiento inicia al momento en que se entrega un currículum o una solicitud de empleo, según será la política empresarial, continúa con una entrevista y exámenes necesarios para el puesto, donde se hace uso de herramientas que miden el conocimiento y actitud de los candidatos, lo que permite tomar una decisión idónea.
Selección
Selección: “proceso de elegir individuos que tienen cualidades importantes para cubrir vacantes existentes o proyectadas” (Sherman, 1999, p. 128).
Ya que se ha hecho las pruebas y entrevistas necesarias en las PyME, el directivo o el jefe de personal será el encargado de seleccionar al candidato idóneo para el puesto; aunque en las PyME también interviene en dicha decisión el jefe inmediato, ya que es quien da una opinión de peso, porque muchas veces él resuelve si el candidato es el indicado para cumplir con las funciones y logro de objetivos esperados.
Cuando se habla de la pequeña o mediana empresa, difícilmente se considera la tecnología o estudios socioeconómicos o psicométricos al seleccionar al personal, dado que no se cuenta con el personal capacitado para realizar este proceso, y el responsable de realizar esta función es el directivo o el gerente de área que requiere cubrir la vacante, pero si se está en posibilidades de aplicar dicho diagnóstico, sería una gran oportunidad de elegir al mejor candidato.
Contratación y desarrollo
Cuando se ha tomado la decisión de contratar al individuo idóneo, el proceso continúa con la formalización de la firma del contrato y recepción de documentos oficiales, estipulando paquete de prestaciones y sueldo para, posteriormente, hacer la presentación ante el jefe inmediato y su área de trabajo.
Desarrollo profesional: “se considera como un proceso estratégico en que aumenta el éxito de la organización al maximizar el potencial profesional del individuo” (Sherman, 1999, p. 214).
Cuando se ha integrado al personal a su área de trabajo, la empresa buscará potenciar habilidades en sus empleados, al integrarlos a cursos de capacitación donde se especialicen; si las empresas son muy pequeñas, parte de este desarrollo se da cuando se indica al empleado de mayor experiencia que prepare al nuevo empleado y que así se transmita el conocimiento del proceso productivo.
Inducción
Al ser miembro de la empresa, lo indicado es mostrar las instalaciones, haciendo de su conocimiento la misión, visión y objetivos, con la intención de que los interiorice y sean así parte de su cultura organizacional.
Capacitación
Capacitar al personal sirve para desarrollar capacidades existentes o que son potenciales, dándoles “los conocimientos, aptitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño satisfactorio” (Sherman, 1999, p. 170), incrementando el valor empresarial, porque se está potenciando el valor de su recurso humano, el cual tendrá la capacidad de realizar el trabajo con mayor calidad y eficiencia; este personal capacitado será una ventaja competitiva para la empresa, porque se eligió al candidato innovador, con propuestas y autónomo, lo que lo hace valioso para la organización.
Es necesario hacer la aclaración de que capacitar no es desarrollar al personal, ya que la capacitación “tiende a considerarse de manera más estrecha y a orientarse hacia cuestiones de desempeño a corto plazo”, y el desarrollo “se orienta más a la expansión de las habilidades de una persona en función de las responsabilidades futuras” (Sherman, 1999, p. 170).
3.5. Dirección
La dirección empresarial consiste en “trabajar con y a través de las personas para lograr los objetivos organizacionales” (Robbins y Coulter, 2014, p. 9), pero habrá que preguntarse: ¿cómo lograrlo?, ¿cómo hacer que las personas hagan lo que se desea?. No es tarea sencilla dirigir una empresa; se requiere de habilidades de liderazgo que se reflejen en los empleados, porque se debe buscar el objetivo haciendo equipo con el resto de los empleados y no sólo dictando órdenes, pues lo que se requiere es hacer equipos de trabajo donde estos se sientan motivados de alguna forma para que se logre el objetivo deseado.Motivación
Motivación: “son los procesos que inciden en la energía, dirección y persistencia del esfuerzo que realiza una persona para alcanzar un objetivo” (Robbins y Coulter, 2014, p. 506); es decir, que se tenga un impulso que mueva a la acción; dicha acción se pretende que sea bien direccionada y encaminada al logro del objetivo preestablecido y, si acaso no resultara favorable el resultado, entonces hay que mantenerse en pie para continuar persiguiendo el objetivo.
Los seres humanos son tan diversos que la manera de motivarse no es la misma en unos que en otros, por lo que en las empresas se requiere hacer un análisis de los elementos o factores que impulsan al trabajador a un mejor desempeño o a disminuir la tasa de rotación o de inasistencias. Estos elementos son una prioridad para los directivos porque un empleado motivado y recompensado mantendrá la lealtad a la empresa.
Habilidades directivas
En las empresas, como en cualquier organización, existen rangos de autoridad; las PyME tienen la misma dinámica, también hay niveles de autoridad. El gerente tiene el nivel alto, pero, ¿quién es un gerente? Aquella persona “que coordina y supervisa el trabajo de otras personas para lograr los objetivos de la empresa” (Robbins y Coulter, 2014, p. 5) Si el gerente está a cargo del trabajo de otros, es necesario que desarrolle habilidades que le permitan una sana convivencia con los empleados.
La habilidad es entendida como la “capacidad y disposición para algo” (Real Academia Española, 2015), y la habilidad directiva la definen García y Becerril como “el conjunto de habilidades y conocimientos que una persona posee para realizar las actividades de liderazgo y coordinación en el rol de gerente o líder de un grupo de trabajo u organización” (2014).
Whettem y Cámeron (2004, p. 8) afirman que las habilidades son conductuales y no de personalidad, de tal forma, son controladas y desarrolladas por el individuo. A continuación se presentan de manera concreta:
Liderazgo
Para que se den las condiciones de desarrollo en la PyME, se requiere que todo vaya encaminado por un individuo con capacidades y habilidades directivas, que se dirija a su personal con liderazgo, pero, ¿qué se entiende por liderazgo? Robbins y Coulter lo definen como “el proceso de dirigir a un grupo e influir en él para que alcance sus metas”, y el líder es “el individuo que puede influir en los demás y tiene autoridad administrativa” (2014, p. 536). Esta influencia y poder que ejerce el líder se debe dar en momentos de estabilidad, así como en tiempos de contingencia, ya que en este último escenario el directivo desarrolla capacidades y temple para enfrentar la adversidad.
Los líderes deben ser capaces de medir compromisos, pero además “escuchan activamente lo que los empleados tienen que decir y adoptan un enfoque holístico para actuar, con el fin de maximizar resultados y optimizar el impacto” (Manpower Group, 2014, p. 10).
Se han revisado las grandes áreas de las empresas de acuerdo con las funciones más importante a su interior, pero esto no quiere decir que en las PyME se va a llevar a cabo esta división de manera rigurosa, ya que las pequeñas o medianas empresas no tienen ni el personal, ni los recursos, ni la producción que tiene la gran empresa; de tal forma, la división y asignación de actividades será diferente, porque se tiene que moldear una estructura departamental de acuerdo con el tamaño, giro, estructura y número de empleados de la empresa; de ahí la importancia de preparar a los directivos de esas PyME mexicanas para desarrollarlas económicamente de manera sustentable.
Material de apoyo: Para comprender más, lee el siguiente artículo: “Importancia de las habilidades gerenciales y de estudio, para el buen desarrollo organizacional”. Disponible en: http://www.milenio.com/firmas/columna_ciencia_y_tecnologia_columna_ciencia_y_tecnologia/Importancia-Habilidades-Gerenciales-desarrollo-organizacional_18_390740990.html
3.6. Retos para la PyME
Las PyME en México requieren poner el mayor de los esfuerzos, desde todas las trincheras, para que se desarrollen y se vuelvan competitivas ante un mundo globalizado. En este tema, el gobierno tiene la tarea de hacer algo por desarrollar su mercado interno, por lo que con sus diferentes organismos busca apoyar a las empresas pequeñas o medianas, pero también es responsabilidad de los directivos de las PyME, los empleados y los mismos consumidores, pues todos tienen una labor importante para lograr este cometido.
Ante este contexto de incertidumbre se contemplan aspectos en los que las PyME requieren poner mayor énfasis para no quedar rezagadas e ir a la quiebra inevitable, por lo que se sugiere poner atención en los siguientes puntos:
Innovación
Dentro de las PyME mexicanas existe una gran cantidad de innovación en algunos productos, la innovación entendida como “un proceso del cambio, experimentación, transformación y revolución que juega un papel clave en la actividad emprendedora” (Robbins y Coulter, 2014, p. 565), dado que el mexicano tiene una gran capacidad creativa para sacar adelante proyectos o para plasmarlos en productos o servicios de nueva generación que cumplan con las expectativas del consumidor.
La gran ventaja que tienen las PyME es que tienen un contacto directo con el consumidor, por lo que pueden conocer de primera mano la necesidad que tiene y, así, poder implementar cambios en los productos para cubrir las necesidades planteadas.
Creatividad
La creatividad es la “capacidad de combinar ideas de una manera única o establecer relaciones inusuales entre ideas” (Robbins y Coulter, 2014, p. 203). Las PyME requieren ir un paso adelante que la competencia, por lo que se requiere desarrollar ideas creativas que también sean innovadoras para tener el impacto entre posibles consumidores.
En México, se cuenta con diferentes programas que impulsen la innovación empresarial, donde diversos organismos, desde sus distintas áreas, promueven que las empresas innoven en sus productos, tales como Bancomext, Conacyt, Conafor, Inadem, Nafin, Pro México, Sagarpa, o como algunos organismos internacionales, como el Banco Interamericano para el Desarrollo (Ávila, 2015, p. 14).
Algunos de estos impulsos a la innovación van exclusivamente dirigidos a las PyME mexicanas, consideradas como semilleras de empleo y de desarrollo integral de la nación, como es el caso de Conacyt o Bancomext.
Calidad
La calidad es la “capacidad de un producto o servicio para realizar de manera confiable lo que se supone debe hacer y, así, satisfacer las expectativas del cliente” (Robbins y Coulter, 2014, p. 320).
Para llegar a la calidad, se debe seguir un proceso administrativo que delimite lo que se espera obtener y determine formas de organización para lograrlo, bajo un a dirección adecuada y que además se mantenga un control idóneo sobre todo el proceso de producción; también es importante que se determinen objetivos claros o metas definidas de producción, delimitando estándares de calidad esperados bajo lineamientos claros de medición de esa calidad y mantener la mejora continua que lleve a la empresa al crecimiento.
Hay estándares de calidad, como la ISO 9000, que es una norma de calidad que se define como un “conjunto de estándares internacionales de administración de la calidad que establecen lineamientos uniformes para los procesos de producción con el fin de garantizar que los productos se ajusten a los requerimientos de los clientes” (Robbins y Coulter, 2014, p. 321) y que las empresas pretenden implementar en sus instalaciones porque se otorga una certificación que puede proyectar la confiabilidad de sus productos a nivel internacional.
Competitividad
Una de las grandes fallas en las PyME es la falta de competitividad, porque no cuentan con las herramientas que las hagan empresas con capacidad para competir ante otras del mismo ramo, por lo que se denota una necesidad imperiosa de revisar qué hace la competencia para destacar las deficiencias de la empresa y proponerse mejorar los procesos para producir bienes o servicios de calidad, con estándares similares a los que se ofrecen en el mercado en el que se encuentra la empresa.
Eficiencia
La eficiencia es “obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos” (Academia, 2015); es decir, hacer las cosas bien con menos, optimizando recursos y optimizar recursos es lo que espera todo directivo.
Enfrentar el cambio
Cuando se habla de cambio, se es consciente de que se generará incertidumbre ante la nueva situación que se planteará, por lo que las PyME prefieren mantener la estabilidad sin cambio alguno, sin contemplar que dicho cambio puede ser para mejorar y desarrollar la empresa en sus diferentes vertientes, tal vez económica, social, productiva, innovación, estructural, entre otras.
Al considerarse el cambio como incertidumbre también se considera una amenaza, por lo que se debe buscar técnicas para enfrentar el cambio y fomentar la adaptabilidad.
Adaptabilidad
La adaptabilidad se entiende como acomodarse a las nuevas circunstancias, concepto que va de la mano con el cambio, porque si hay cambio y la PyME se enfrenta a éste, entonces está en un proceso de adaptabilidad. Robbins y Coulter proponen técnicas para reducir la resistencia al cambio y así adaptarse al nuevo contexto.
El cambio en las empresas se da desde lo tecnológico, en lo cultural, económico, hasta en lo personal; es decir, en los individuos, en los directivos, y es a lo que se tienen que enfrentar las pequeñas y medianas empresas mexicanas, porque están inmersas en un ambiente de constante cambio, por lo que las empresas deben realizar planes estratégicos flexibles, con capacidad de adaptarse al cambio.
Cierre
Ésta fue la última etapa de la asignatura, ha quedado claro cómo se dan las actividades en cada área funcional de la empresa, lo que ha sido de gran utilidad para entender el funcionamiento de la PyME; se han emitido propuestas prácticas para una empresa que tenga la necesidad de delimitar funciones, formalizar áreas o departamentos para una forma eficiente de trabajo.
Por otro lado, se hizo un planteamiento de los retos que tienen las PyME mexicanas para despegar hacia el desarrollo, donde se hacen visibles algunos momentos específicos que no permiten enfrentarse al cambio y que se requiere que se identifique qué es lo que sucede en el estudio de caso que se ha venido estudiando a lo largo de la asignatura.
excelente explicación me ayudara mucho en mi tarea
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